Наш телеграм-канал

Какой срок хранения у авансовых отчетов?

Срок хранения авансовых отчетов для организаций определен законодательно. Однако проблема в том, что таких сроков существует не один, а целых три. Не запутаться в них поможет наша статья.

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в этой статье.

Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику. 

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, узнайте в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.

Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.

Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года

В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.

Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.

Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.

Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет

В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.

В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.

В течение какого срока хранить авансовый отчет, если возникли споры и/или разногласия с налоговиками или с подтчетником? Ответ на этот вопрос есть в КонсультанПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Приказ Росархива № 236: организациям следует хранить отчеты 5 лет

В таблице, которая размещена в ст. 277 перечня Росархива от 20.12.2019 № 236, указано, что первичные первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы, в том числе кассовые документы и авансовые отчеты, должны храниться 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена проверка, а при возникновении споров и разногласий эти документы сохраняются до принятия решения по делу.

Итоги

В большинстве случае хранить авансовые отчеты организации придется не менее 5 лет. Но возможно, их потребуется сохранять и дольше, если они используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды. Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.