Как провести инвентаризацию перед годовой отчетностью

Обоснование обязательности инвентаризации

Указание на обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности содержат два основных нормативных для бухучета документа:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (п. 3 ст. 11);
• ПБУ по бухучету и бухотчетности, утвержденное приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н (п. 27);
• ФСБУ 28/2023 (п. 15).

С 1 апреля 2025 года обязательным к применению стал ФСБУ 28/2023 "Инвентаризация". Что изменилось в инвентаризации по сравнению с прежними правилами, узнайте в обзоре. Пробный доступ к КонсультантПлюс бесплатный. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Проведение инвентаризации обязательно для всех организаций независимо от их организационно-правовой формы и применяемого налогового режима.

Цель этого мероприятия — обеспечить достоверность данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 26 ПБУ по бухучету и бухотчетности). 

Рассмотрим далее, что нужно инвентаризировать, в какой срок, а также приведем пошаговую инструкцию по проведению инвентаризации.

Что инвентаризировать

Инвентаризации подлежат (п. 1 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 18 ФСБУ 28/2023):

• активы;
• обязательства;
• источники финансирования деятельности экономического субъекта;
• объекты бухучета экономического субъекта (в частности, имущество, имущественные права, в том числе других лиц), которые согласно ФСБУ не учитываются в составе активов или обязательств, но подлежат отражению в бухучете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
• имущество, имущественные права, обязательства, не учтенные экономическим субъектом.

О необходимости проведения имущества, учитываемого за балансом, читайте в материале «Предусмотрено ли для забалансовых счетов проведение инвентаризации».

В ходе инвентаризации основных средств нужно проверить не только наличие самих объектов, но и их технические и (или) эксплуатационные характеристики, а также выявить неиспользуемые объекты и причины, по которым они не эксплуатируются.

Инвентаризация основных средств имеет и другие особенности. Они связаны с периодичностью ее проведения перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Подробнее о нюансах проведения инвентаризации узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Срок проведения инвентаризации

Провести инвентаризацию следует до составления годовой отчетности. Конкретные сроки ее проведения могут быть закреплены в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина от 06.10.2008 № 106н).

При этом возможно:

• не инвентаризировать имущество, по которому инвентаризация проводилась в октябре — декабре отчетного года;
• инвентаризировать основные средства один раз в 3 года, а библиотечные фонды — один раз в 5 лет;
• организациям Крайнего Севера — проводить инвентаризацию товаров, сырья и материалов в период их наименьших остатков.

Такие правила установлены пп. 15-16 ФСБУ 28/2023.

Порядок проведения инвентаризации

Процедура инвентаризации требует соблюдения определенной последовательности действий.

Есть ли послабления при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухотчетности для субъектов малого предпринимательства, лиц на упрощенном бухучете, НКО, ТСЖ, УК? Ответ дали эксперты «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.

Шаг 1. Создать инвентаризационную комиссию

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств — рабочие инвентаризационные комиссии (п. 19 ФСБУ 28/2023).

В комиссию должны входить представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники), а также могут включаться представители службы внутреннего аудита или независимых аудиторских организаций. Персональный состав утверждает руководитель организации. Не могут входить лица, на которых возложена материальная ответственность за объекты, проверяемые этой комиссией (п. 20 ФСБУ 28/2023).

ФСБУ 28/2023 определен перечень случаев, когда комиссию можно не создавать (п. 22):

• если работниками являются только руководитель и главбух (бухгалтер) либо только руководитель;
• если инвентаризация проводится по договору с аудиторской организацией или индивидуальным аудитором;
• если инвентаризация проводится ревизионной комиссией при условии, что уставом эксубъекта предусмотрено создание такого органа, а также уставом либо иными документами на этот орган возложены полномочия по инвентаризации.

ВАЖНО! С 01.04.2025 отсутствие 1/5 и более членов инвентаризационной комиссии при обязательном проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 21 ФСБУ 28/2023). Ранее требование было строже - акт считался недействительным при отсутствии подписи даже одного члена комиссии.

Шаг 2. Издать приказ о проведении инвентаризации

В приказе о проведении инвентаризации указываются:

• конкретные сроки проведения инвентаризации;
• причина проведения (в данном случае составление годовой бухгалтерской отчетности);
• состав инвентаризационной комиссии.

Пример приказа об инвентаризации, посвященного отдельной составляющей инвентаризируемых объектов, смотрите в статье «Приказ о проведении инвентаризации дебиторской задолженности – образец».

Шаг 3. Определить остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным

До начала проверки инвентаризационная комиссия должна получить последние к моменту инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств (п. 26 ФСБУ 28/2023). Их визирует председатель комиссии с указанием: «До инвентаризации на "__________" (дата)». На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

С материально ответственных лиц берутся расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество они сдали в бухгалтерию или передали комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки нужно взять с лиц, имеющих подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. 27 ФСБУ 28/2023).

Шаг 4. Собственно инвентаризация

В ходе инвентаризации комиссия выявляет фактическое наличие имущества (путем установления их действительного существования, оценки их состояния и обоснованности нахождения у экономического субъекта), а также реальность учтенных финансовых обязательств (п. 3 ФСБУ 28/2023).

Фактическое наличие объектов инвентаризации должно определяться (п. 4 ФСБУ 28/2023):

• путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра;
  Если это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов, о которых мы рассказывали здесь.
• путем проверки документов, выполнения расчетов.

Все сведения об инвентаризуемых объектах записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, составляемые не менее чем в двух экземплярах.

Новый стандарт говорит о том, что результаты проведения инвентаризации должны быть документально оформлены, но полного перечня документов (как было в прошлом порядке) не установлено. Какие документы и как оформлять, предприятие решает самостоятельно (Информационное сообщение Минфина России от 12.04.2023 № ИС-учет-44). В том числе можно продолжать использовать унифицированные формы, закрепив это в учетной политике.

Проверка проводится обязательно в присутствии материально ответственного лица.

Подробнее о процедурах инвентаризации читайте в материалах:

• «Порядок проведения инвентаризации основных средств»;
• «Инвентаризация материально-производственных запасов»;
• «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности»;
• «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».

Шаг 5. Оформление результатов инвентаризации

Сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, сопоставление их с данными регистров бухучета, результаты инвентаризации подлежат оформлению документами (в частности, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости).

Допускается применение документов, в которых объединены показатели документов, содержащих сведения о фактическом наличии объектов инвентаризации, и документов, содержащих результаты инвентаризации (п. 5 ФСБУ 28/2023).

При этом выявленные излишки имущества принимаются к бухгалтерскому учету с признанием прочего дохода, а недостающее имущество списывается, как недостача.

С 01.04.2025 уточнен порядок оценки результатов инвентаризации. Как провести в бухучете результат инвентаризации, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в готовое решение. Если вы хотите иметь полный постоянный доступ к системе, запросите ее стоимость. 

О формируемых корректирующих проводках читайте в статье «Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете».

Итоги

Инвентаризация имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности – процедура обязательная, поскольку позволяет проверить правильность учетных данных и внести необходимые коррективы в учет при выявлении несоответствий. Проводится она в определенные сроки и с соблюдением определенных правил, в т. ч. с учетом особенностей, присущих процессам инвентаризации каждой из составных частей инвентаризируемой массы.