Подотчетные деньги
Здравствуйте. До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена. Но в настоящее время этого делать не нужно (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты: Ф.И.О. подотчетного лица; регистрационный номер документа; о сумме наличных денег; о сроке, на который выдаются наличные деньги; о назначении (не обязательно); подпись директора и дата.
При чем не обязательно каждый раз составлять приказ на каждого работника. Можно сделать один приказ на нескольких работников и по каждому из них указать сумму к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Это подтвердил Центробанк в письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158.
Однако помните, что если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.
Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию.
Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать.
Добавлю еще, что выдавать подотчет вы можете и работникам, с которыми у вас заключены трудовые договора, и работникам, с которыми у вас заключены договора ГПХ.
А мы на карту всегда деньги подотчетные перечисляем. Это очень удобно. Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Это мне очень нравится. Однако мы все равно оформляем приказ. Так сказать, на всякий случай, дабы избежать ненужных разбирательств проверяющих органов. И еще в локальном акте вашей компании лучше прописать условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.
При полученных подотчетных денег сотрудником на карту, отчитаться по ним можно и позднее установленного трехдневного срока. К расчетам по безналу не применяются правила кассовых ограничений, поэтому сроки для отчета руководитель фирмы вправе установить самостоятельно. Главное, чтобы это было зафиксировано в Положении о выдаче подотчетных средств организации.