Здравствуйте, работаю бухгалтером в организации уже давно, но занималась всегда первичкой. Сейчас одну нашу сотрудницу уволили, причем сделали это резко и неожиданно, так как узнали, что она переводила на свой счет средства фирмы. Теперь ее обязанности распределяют между другими сотрудниками. Мне досталась обязанность формировать резерв отпусков. Что вообще такое резерв на оплату отпусков? Как часто его надо создавать?
Алиса Лебедева, бухгалтер
Здравствуйте, Алиса, резерв на оплату отпусков представляет собой источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды. Резерв отпускных формируется на отчетную дату. Вариантов может быть несколько. Например, вы можете формировать резерв на последнее число каждого месяца, это идеальный вариант, но делать это довольно сложно. Или можно формировать резерв на последнее число каждого квартала. Это будет не так обременительно. Некоторые организации создают резерв 31 декабря. Этот вариант самый простой, но он подходит только тем фирмам, которые составляют отчетность по итогам года. Как именно формируется резерв в вашей организации, вы можете узнать либо спросив у ваших коллег, либо ознакомившись с учетной политикой вашей организации. По идее дата расчета резерва отпусков должна быть закреплена в учетной политике.
Натали, бухгалтер
Спасибо, Натали, по вашему совету ознакомилась с учетной политикой организации. Оказалось, что мы формируем резерв раз в квартал. Может быть, вы можете подсказать мне, как сделать расчет резерва отпусков?
Алиса Лебедева, бухгалтер
Нормативные документы по бухучету не закрепляют конкретный порядок расчета резерва на оплату отпусков. На деле организация сама должна разрабатывать этот алгоритм. Он также должен быть закреплен в учетной политике. Главный принцип расчета состоит в распределении всех работников организации по группам по принципу отражения зарплаты на одном и том же счете учета затрат. Например, все работники, которые заняты на основном производстве должны быть отнесены в одну группу (потому что их заработная плата отражается по Дт счета 20 «Основное производство»), а работники, которые занимаются продажей – в другую группу (потому что их заработная плата отражается по Дт счета 44 «Расходы на продажу»).
Далее нужно выбрать один из способов:
1 способ расчета
Расчет резерва через среднедневной заработок каждого работника. Для этого на отчетную дату (у вас квартал) вы делаете следующие действия:
1) Определяете количество неиспользованных дней отпуска, в т.ч. дополнительный оплачиваемый отпуск, на который работник может рассчитывать на данную дату
2) Делаете расчет среднедневного заработка каждой группы
3) Рассчитываете величину отпускных, которую причитаются на каждого работника. При этом надо учитывать взносы во внебюджетные фонды. Формула будет следующей:
Отпускные с учетом взносов во внебюджетные фонды = Количество неиспользованных дней отпуска *среднедневной заработок * (1 + тариф взносов во внебюджетные фонды в отношении данного работника (в%)/ 100%).
4) Суммировать рассчитанные суммы по каждому работнику. Это и будет ваш резерв.
Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 по субсчету «Резерв на оплату отпусков».
2 способ
Расчет резерва отпусков осуществляется исходя из среднего заработка всех работников каждой группы. Расчет делается следующим образом:
1) Рассчитывается общее количество неиспользованных дней отпуска, в т.ч. дополнительного оплачиваемого отпуска, для каждой группы на отчетную дату.
2) Определяется среднедневной заработок по каждой группе по формуле:
Среднедневной заработок = сумма зарплаты, начисленной работникам группы за текущий период / количество дней периода / количество работников группы.
3) Рассчитывается сумма резерва по каждой группе
Сумма резерва на оплату отпусков = ( Среднедневной заработок по группе работников + Среднедневной заработок по группе работников *Суммарный тариф взносов во внебюджетные фонды) * Суммарное количество дней отпуска, на которое могут рассчитывать работники каждой категории.
4) Складываются найденные величины резерва.
3 способ
Еще резерв можно рассчитать путем определения норматива отчислений в резерв. Его нужно рассчитывать по итогам прошлого года. Он рассчитывается как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.
1) Определяется норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе
2) Рассчитывается сумма отчислений в резерв
Сумма отчислений в резерв = (Сумма заработной платы группы работников в текущем периоде + Сумма страховых взносов, начисленных на заработную плату группы работников в текущем периоде)* Норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе.
3) Сумма полученных резервов на оплату отпусков по каждой группе составит общую величину резерва.
Натали, бухгалтер
СПАСИБО, Натали!!! Вы очень понятно все расписали. Вроде как у меня все получилось. Расчет сделала третьим способом. Мне он показался самым простым. В частности потому, что норматив отчислений в резерв на оплату отпусков не нужно будет рассчитывать каждый раз. Он будет одинаковым в течение всего года. А как сделать начисление резерва отпусков? Это будет кредит 96 счета? А что будет по дебету?
Алиса Лебедева, бухгалтер
Да, Алиса, начисление резерва отпусков осуществляется по дебету тех же счетов, на которых организация отражает начисление заработной платы. То есть:
20 – основное производства
25 – общепроизводственные расходы
26 – общехозяйственные расходы
44 – расходы на продажу и др.
По кредиту, как вы правильно отметили, будет 96 счет – резервы предстоящих расходов, а именно субсчет резерв на оплату отпусков.
Натали, бухгалтер
А на балансе отражаем в строке 1540 «оценочные обязательства»?
Алиса Лебедева, бухгалтер
Да, Алиса, в величине, которую вы отразили в кредитовом сальдо счета 96.
Натали, бухгалтер
Фуф! Спасибо еще раз, Натали, вроде разобралась!!!!
Алиса Лебедева, бухгалтер
Пожалуйста, в следующий раз еще проще будет сделать соответствующие расчеты. :)
Натали, бухгалтер
А мне может кто-то рассказать, как начислить отпускные с резерва? Какие будут при этом проводки? По компенсациям неиспользованных отпусков проводки будут другими?
Екатерина Булхова
Екатерина, отпускные и компенсации за неиспользованный отпуск отражаются одинаковыми проводками. А именно по дебету будет счет 96 «Резервы предстоящих расходов», а по кредиту отражаем счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Взносы во внебюджетные фонды будут по Дт – 96 счет, а по Кт – 69 «Расчеты по социальному страхованию».
Натали, бухгалтер
Спасибо, Натали, а если резерва не хватит?? ТО, что тогда делать?
Екатерина Булхова, бухгалтер
Екатерина, если вдруг вам не хватает средств резерва, которые вы начислили, то сумму превышения вы должны отразить в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08.
Натали, бухгалтер