Потеря счетов-фактур

Прошу Вашего совета
При проверке оказалось, что у нас не хватает несколько счетов-фактур. Где они, никто не знает, прежний руководитель уволен. Что теперь делать и какой штраф ждать?

Ежевика, счета-фактуры надо восстановить. В учетной программе они наверняка остались. Можно распечатать их, указать «дубликаты" и подписать новым директором. Можно запросить копии у контрагентов. Потому что за отсутствие счетов – фактур предусмотрена ответственность. И штраф не зависит от количества утерянных счетов-фактур, Минфин в своём письме пишет, что важнее сам факт. Посмотрите письмо Минфина России от 14.10.2019 N 03-02-07/1/79228. В нем указано, что если у налогоплательщика нет счетов-фактур, его могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. В случае, когда такое нарушение выявлено только в одном налоговом периоде и оно не привело к занижению налоговой базы, штраф составляет 10 тыс. руб. Минфин также обратил внимание на то, что размер штрафа не зависит от количества отсутствующих счетов-фактур.
Однако, возможно, что, если речь идет всего о нескольких документах, величину санкции могут снизить, ведь перечень обстоятельств, смягчающих ответственность, открытый.
Опять же можно посмотреть судебную практику, как суды выносят решения и определения по этому вопросу.

Ежевика, я нашла для Вас подборку судебной практики по смягчающим обстоятельствам. Правда по состоянию на август 2019.
Кстати, предложенные варианты можно использовать и в акте возражений.
Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды. Рассмотрим, когда и на какие обстоятельства стоит ссылаться, чтобы снизить санкции.
Какие обстоятельства могут "разжалобить" суды
Конечно, в каждом конкретном случае суд будет оценивать совокупность обстоятельств. Ссылаться только на одно из них чаще всего не имеет смысла. Если же в свое оправдание можно привести несколько, вероятность снижения штрафа возрастает. Хотя гарантий такого решения нет.
Наиболее часто обстоятельствами, смягчающими ответственность, суды считают:
- совершение правонарушения впервые (например, АС Поволжского, Волго-Вятского (ВС РФ отказался пересматривать спор) и Центрального (ВС РФ отказался пересматривать спор) округов);
- тяжелое финансовое положение (например, АС Восточно-Сибирского, Поволжского, Северо-Западного округов);
- признание вины, самостоятельное устранение ошибок или уплату недоимки (АС Поволжского, Волго-Вятского (ВС РФ отказался пересматривать спор), Восточно-Сибирского округов);
- незначительное опоздание (например, АС Волго-Вятского (ВС РФ отказался пересматривать спор) и Московского округов);
- социальную значимость деятельности или благотворительность (например, АС Восточно-Сибирского и Северо-Западного округов).
Иногда встречаются специфичные обстоятельства:
- отчетность по форме СЗВ-М не сдали вовремя из-за ремонта в бухгалтерии (АС Волго-Вятского округа, выводы которого не стал пересматривать ВС РФ);
- значительное число застрахованных лиц - более 400 человек (АС Центрального округа, выводы которого не стал пересматривать ВС РФ).
На что можно рассчитывать
Минимальный порог снижения штрафа установлен в НК РФ - в два раза. На практике проверяющие и суды самостоятельно определяют новый размер штрафа. Он может быть меньше, например:
- в пять раз (АС Поволжского округа);
- в восемь раз (АС Восточно-Сибирского округа);
- в десять раз (АС Центрального округа, выводы которого не стал пересматривать ВС РФ).
Единственное ограничение - снизить штраф до нуля нельзя. На это в начале года указал ВС РФ. По его мнению, если санкцию снизить до нуля, получается, что налогоплательщик фактически освобождается от ответственности, а для этого установлены отдельные основания.
Когда смягчающие обстоятельства вряд ли помогут.
Если инспекция при камеральной проверке указала на нарушения в учете, а при выездной проверке последующих периодов за эти же недочеты оштрафовала, суды даже не обратят внимание на смягчающие обстоятельства. Рассматривая подобный спор, АС Московского округа пришел к выводу: компания могла исправить неточности, но не сделала этого.
Дополнительные сложности возникают и тогда, когда помимо смягчающих есть отягчающие обстоятельства. АС Поволжского округа, например, считает: наличие отягчающих обстоятельств не означает, что не нужно принимать во внимание смягчающие. Аналогичный вывод делали и другие окружные суды.
Бонус: расходы на представителя и госпошлина
Госпошлина и расходы на представителей взыскиваются с проигравшей стороны. Если штраф вроде бы остался, но его размер значительно снижен, то кто выиграл?
Окончательное решение по распределению расходов останется на усмотрение суда. Например, АС Центрального округа снизил штраф в 10 раз, а всю госпошлину взыскал с ПФР. В свою очередь АС Западно-Сибирского округа присудил расходы пропорционально: фонд должен был компенсировать страхователю только ту часть затрат, которая пропорциональна части "снятого" штрафа.