Переход из статуса нерезидента

Специально уведомлять налоговую о том, что кто-то из работников перестал быть нерезидентом нет необходимости. Вы просо подаете формы 6-НДФЛ и 2-НДФЛ в положенное время.
Знайте для себя, что после того, как иностранный работник пробудет на территории РФ от 183 дней и более, он становится резидентом.
С этого момента изменяется статус работника, и его доходы будут облагаться по ставке НДФЛ в размере 13% вместо 30%.
Кроме того, в соответствии с п.3 ст.210 Налогового кодекса, сумму доходов иностранного сотрудника-резидента можно уменьшить на налоговые вычеты, предусмотренные ст.218-221 Налогового кодекса.
Бухгалтер должен четко отслеживать в течение налогового периода статус сотрудника-иностранца на каждую дату выплаты дохода.
Причем, 12 следующих подряд месяцев, которые используются при расчете 183 дней, не ограничиваются рамками календарного года.
Такая позиция изложена во многих Письмах Минфина, например в письме от 14.07.2011г. №03-04-06/6-170:
«Пунктом 2 ст. 207 Кодекса предусмотрено, что налоговыми резидентами Российской Федерации признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев.
Налоговый статус сотрудника организации определяется налоговым агентом на каждую дату получения дохода исходя из фактического времени нахождения сотрудника на территории Российской Федерации.
При определении налогового статуса физического лица необходимо учитывать 12-месячный период, определяемый на дату получения им дохода, в том числе начавшийся в одном налоговом периоде (календарном году) и продолжающийся в другом налоговом периоде (календарном году).
В случае нахождения сотрудника организации в Российской Федерации более 183 дней в течение 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода, такое лицо будет признаваться налоговым резидентом Российской Федерации и его доходы от источников в Российской Федерации подлежат обложению по ставке 13 процентов.
Если на дату получения дохода, включая дату увольнения, сотрудник организации являлся налоговым резидентом Российской Федерации, то при его увольнении до окончания налогового периода каких-либо перерасчетов сумм налога, удержанных по ставке 13 процентов, налоговым агентом не производится.»

В соответствии с п.1.1 ст.231 Налогового кодекса, перерасчет и возврат сумм НДФЛ в связи с приобретением сотрудником-нерезидентом статуса налогового резидента РФ, производится по итогу налогового периода.
Это же разъясняет и Минфин в своем Письме от 28.10.2011г. №03-04-06/6-293:
«По итогам налогового периода определяется окончательный налоговый статус физического лица в зависимости от времени его нахождения в Российской Федерации в данном налоговом периоде.
Налоговый статус физического лица, определенный по итогам налогового периода, не может измениться в зависимости от времени нахождения физического лица в Российской Федерации в следующем налоговом периоде.»
Кроме того, п.1.1 ст.231 НК РФ предусмотрено, что возврат излишне удержанного и уплаченного НДФЛ иностранному сотруднику производит налоговый орган, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче сотрудником декларации по НДФЛ за налоговый период.
Также сотрудник должен представить документы, подтверждающие статус налогового резидента РФ в этом налоговом периоде, в порядке, установленном статьей 78 НК РФ.
Соответственно, бухгалтерии предприятия, в котором работает иностранный сотрудник, не нужно пересчитывать и возвращать ему излишне удержанный НДФЛ в связи со сменой ставки с 30% на 13%.
Такие же разъяснения содержатся в Письме Минфина от 16.05.2011г. №03-04-06/6-108:
«Таким образом, возврат суммы налогоплательщику производится по окончании налогового периода налоговым органом, в котором он был поставлен на учет по месту жительства (месту пребывания), при подаче им налоговой декларации за предыдущий налоговый период (периоды) и документов, подтверждающих статус налогового резидента в указанных налоговых периодах.»