Новый ГОСТ для бухгалтеров

Valentina
Постоянная ссылка #
Добрый день, прошел слух среди бухгалтеров, что какой-то новый ГОСТ выпустили для нас. Знакомая дала его номер. Я нашла в интернете: ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов". И до конца на поняла причем тут бухгалтеры и библиотечно-издательское дело. Может другой номер ГОСТа?
irina_a
Постоянная ссылка #
Valentina, ну, как это причем? В названии документа, помимо библиотечного и издательского дела указана организационно-распорядительная документация. А это ни что иное, как: уставы, положения, инструкции, регламенты, распоряжения, постановления, правила, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и огромное множество других документов. Стандартом определены составы реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав их реквизитов, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.
Например, каждый бухгалтер сталкивался с заверением копий документов, в том числе уставных или копий трудовых книжек сотрудников. Новый ГОСТ вводит два варианта таких отметок в зависимости от того, куда и для чего нужна копия.
В новом стандарте появились новые разделы 2 "Нормативные ссылки" и 3 "Общие требования к созданию документов", а также новое приложение - форма титульного листа документа.
Раздел "Нормативные ссылки" содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта.
Раздел "Общие требования к созданию документов" включает в себя основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Например:
- при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют;
- номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
- допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны;
- предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman N 13, 14; Arial N 12, 13; Verdana N 12, 13; Calibri N 14 и приближенные к ним;
- абзацный отступ текста документа - 1,25 см;
- текст документа печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала;
- текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;
- нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом;
- нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом.
Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.
Следует иметь в виду, что некоторые реквизиты, которые были в предыдущем ГОСТ Р 6.30-2003, в новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не включены. Речь идет, в частности, о таких реквизитах, как код организации (реквизит 04), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) и других.
В то же время в новом ГОСТе появились новые реквизиты, в числе которых:
наименование структурного подразделения - автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016 );
наименование должности лица - автора документа (реквизит 07);
гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);
отметка об электронной подписи (реквизит 23) (используется для визуализации электронной подписи на электронном документе. Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством РФ включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством).
Посмотрите текст ГОСТ Р 7.0.97-2016 и вы поймете, что он нас всех напрямую касается.

Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
Tania
Постоянная ссылка #
А я уже ознакомилась с новым ГОСТом. И у меня появились вопросы. Например, в новом стандарте сказано, что если копии документов готовятся для сторонней организации, то нужно писать о том, где хранится подлинник. В налоговую, когда копию Устава ООО «Василек» отправляем надо писать, что оригинал хранится в ООО «Василек», а не в ООО «Ромашка»? Или прямо номер кабинета надо указывать?
irina_a
Постоянная ссылка #
Tania, Есть Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 и от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, где чиновники рекомендуют применять старый ГОСТ. Новых писем пока не было. И вы можете оформлять копии документов для налоговой по старым правилам:
«Верно», должность, подпись и дата — этого достаточно для заверения копии для ФНС

Но если вы примените правила нового ГОСТа, то ничего вам за это не будет, налоговая примет документы.
Под реквизитом «подпись» или ниже текста документа, сделайте отметку о заверении:
— напишите слово «верно»;
— укажите наименование должности лица, заверившего копию;
— проставьте подпись заверителя и дайте ее расшифровку (инициалы и фамилию);
— поставьте дату заверения. В формате нового ГОСТа дату можно указывать одним из способов: 13 октября 2018 г. или 13.10.2018;
— где находится подлинник можете не указывать, Налоговый кодекс этого не требует;
— заверьте подлинность документа печатью предприятия, если она у вас есть (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но, не ставьте ее на подпись. Лучше сделать оттиск на наименовании должности или закажите штамп со специальным полем, обозначенном «М.П.»

А если вы решили указать, где хранится подлинник документа, то так и напишите: «Подлинник документа находится в ООО «Василек» в приемной, каб. 101, номер дела 2».

Надеюсь, ответила на ваш вопрос.

Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
Tania
Постоянная ссылка #
А если нужно заверить трудовую книжку, у которой огромное количество листов, на каждом надо написать, где она хранится?
Сергей экономист
Постоянная ссылка #
Прошейте все листы и на последнем сделайте как в книгах, журналах учета, заклейте отдельным листом место где сшили, на нем заверьте и печать постаьте так, чтобы и налееный листик захватвала и лист с копией последний.
irina_a
Постоянная ссылка #
Да, чтобы получить полноценную копию трудовой книжки, нужно заверить каждый лист копии по новым правилам. Но, Сергей прав, если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, в бухгалтерии могут поступить так: на первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделать запись: «Копия».
Затем все листы копии сшивают ниткой и пронумеровывают. Концы нитки должны быть выведены на оборот последнего листа копии. Их должны опломбировать и на пломбе сделать запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью» (с указанием листов).
Ниже записи руководитель организации или сотрудник отдела кадров указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать так, чтобы часть оттиска заходила на пломбу. Здесь же вы укажете, где хранится подлинник трудовой книжки.
При чем, я слышала, что есть информационное разъяснение Роструда, в котором указано, что в заверительной записи достаточно указать место хранения оригинала трудовой книжки без номера дела. А если храните их в сейфе (как, впрочем, и положено), то достаточно написать только название компании. Но, скажу честно, я этого разъяснения в интернете не нашла.

Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
Василиса Премудрая
Постоянная ссылка #
А я поняла, что в новом ГОСТе регулируется нормы печати документов, что можно распечатывать только с одной стороны листа, а что допустимо для двусторонней печати. Но, не нашла, где это. Времени на изучение было мало еще, может подскажете в каком пункте?
Вопрос возник потому, что однажды налоговая не приняла отчет, распечатанный с двух сторон листа, тогда как в ФСС все время ругаются, что нам бумагу девать некуда, а у них полки ломятся. (Мы организация маленькая, на бумаге сдаем).
irina_a
Постоянная ссылка #
Нет, ГОСТом этот вопрос не урегулирован. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов, должно соблюдаться условие, что ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

А налоговая и правда не принимает двухсторонние документы. Их можно понять, в свои базы они вносят копии, используя технические средства, в том числе аппараты для сканирования. А такой аппарат не переворачивает листы документов, а может только забирать их из лотка по очереди.

Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
olkos2002
Постоянная ссылка #
Да этот ГОСТ носит рекомендательный характер, каждая организация вправе сама решать переходить на работу по новым правилам или нет. И никакой обязаловки нет. Как хотите, так и работайте. Хотите – по-новому, а не хотите по-старому!
irina_a
Постоянная ссылка #
Обязаловки, действительно, нет. И закон не устанавливает административную ответственность за неприменение стандарта.
И хотя, формально применение ГОСТа не является обязательным, однако его использование даёт определенные преимущества. Ведь это, в первую очередь, позволит исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой.
Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует их юридическую значимость как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Ну и, согласитесь, если организация работает не по-старинке, а осваивает новые технологии и новые стандарты, то ей больше доверия, и работать с таким предприятием приятно.

Если организация принимет для себя решение применять национальный стандарт, то необходимо издать соответствующий приказ, и стандарт приобретет для нее характер нормативного документа.
Создайте новый комментарий в теме
Прикрепить файл
?
Получить e-mail уведомление об ответе
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение