Нет чека при оплате корпоративной картой для авансового отчета

Question

evdokimova_e_s 31 января 2022 11:56

Здравствуйте!
Оганизация ООО, УСН (доходы - расходы).

У директора есть корпоративная карта (она одна и только на него), которой он постоянно пользуется для покупок, а также снимает наличку для других сотрудников на расходы под отчет.

По банковским выпискам есть несколько покупок (это обычно в продкутовом магазине, там покупается чай/кофе/вода для сотрудников), по которым отсутствует кассовый чек (директор не нашел их или потерял, а некоторые даже просто выцвели полностью и ничего не видно).

Так как чеков нет, то возникает задолженность у директора как подотчетного лица. Может ли он вернуть эти суммы наличкой в кассу? Или в таких случаях можно только удерживать из зарплаты суммы, по которым директор не отчитался?

Ответить

Марина Бух Эксперт НН 31 января 2022 15:09

Постоянная ссылка #

Добрый день!

Да, не вижу проблем в том, чтобы вернуть деньги в кассу.

Ответить

evdokimova_e_s 31 января 2022 21:59

Постоянная ссылка #

спасибо!

Ответить

Екатерина78 1 февраля 2022 08:27

Постоянная ссылка #

evdokimova_e_s, прочитав Ваш вопрос, хочу Вас предостеречь от ошибок. Деньги, снятые директором с его корпоративной банковской карты нельзя передавать под отчёт другим сотрудникам. Только если директор сдал эти деньги в кассу, а Вы потом выдали подотчетникам. Деньги, которые директор потратил на нужды общества и не отчитался по ним, можно списать в расходы, не принимаемые в целях УСН. Продукты и материалы были использованы компанией на свои нужды? Чтобы чеки не выгорали, надо делать с них копии. По покупкам, по которым вообще нет чека или чек выгорел, если они были на производственные цели, можно написать служебную записку, указав в ней, что чек утерян или выгорел, приобретено то-то и то-то.
Можно оприходовать товар и удержать НДФЛ.

Ответить

evdokimova_e_s 1 февраля 2022 15:28

Постоянная ссылка #

Спасибо большое за ответ!

Да, продукты и материалы - на нужды компании.
Про копии чеков - согласна полностью, я так и делаю всегда. Просто именно это организация для меня новая. К сожалению, за год ничего не было сделано предыдущим бухгалтером по авансовым отчетам и мне просто передали стопку чеков, несколько из которых от времени просто стали белыми. Поэтому разбираюсь и налаживаю учет в этой организации (обычно я до такого состояния не довожу, чеки копирую сразу и проблем с белыми чеками нет, да и потерянных не было никогда).
Проясните еще, пожалуйста:

1) "Деньги, которые директор потратил на нужды общества и не отчитался по ним, можно списать в расходы, не принимаемые в целях УСН." - это вот как раз по служебной записке, так?

2) "Можно оприходовать товар и удержать НДФЛ." - это по выцветшим чекам? А по служебной записке, где указано, что за товар - его и оприходовать?

Ответить

Марина Бух Эксперт НН 2 февраля 2022 00:02

Постоянная ссылка #

Мне видится ситуация следующим образом.

1. Директор возвращает деньги в кассу, как не использованный подотчет.

2. Вы пишите служебную записку, как советовала Екатерина78, о выцветших чеках. В принципе, как я поняла, в выписке видно, в каком магазине потрачены суммы. Если это сложившаяся практика - покупать с корпоративной карты продукты для офиса - и есть чеки от других дат с подтверждением этого, то может и прокатить. Принимать в расходы при расчете налога точно нельзя такие затраты. Но если там директор тратил крупные суммы и в каких-то неоправданных для бизнеса магазинах (условно, детский мир), то тут сложнее.

3. Признать невозвращенные суммы доходом директора (как вариант - простить долг) и уплатить НДФЛ и взносы.

Деньги можно выдать сотруднику даже если он не отчитался по предыдущим выданным суммам.

Мне не нравится отражение через авансовый отчет каких-либо покупок, на которые не выданы деньги. Я выдам хоть 20 рублей. Но встречала допущение, что можно и сначала составить отчет, а потом - выдать как перерасход.

Ответить

evdokimova_e_s 2 февраля 2022 00:07

Постоянная ссылка #

Спасибо большое за ответ. И подробное пояснение.

А если выцветший чек при оплате наличкой - то служебная записка не нужна? Просто директор возвращает в кассу деньги?

Ответить

Марина Бух Эксперт НН 2 февраля 2022 00:25

Постоянная ссылка #

Нет, я бы не в такую зависимость ставила. Даже если видно, что директор купил что-то в "Пятерочке" на 150 рублей, это вовсе не значит, что это он купил для сотрудников, а не лично себе домой. Строго говоря, даже наличие чека не гарантирует, что сухари с чаем грызут на работе, а не директор вечером дома с женой.

Тут надо исходить, на мой взгялд, из того, что собственно хочет директор. Самый простой и безопасный способ - вернуть деньги. Но директор может не захотеть: с какой стати? Я покупал на общественные нужды, не буду ничего возвращать. Тогда можно и записку составить (вне зависимости от того, наличкой он платил или с карты). А дальше зависит от существенности сумм. Если это суммы несущественные, то, думаю, проблем не будет. Если суммы значительные, то могут возникнуть претензии. А то любой гендиректор (а они любители тратить с корпоративных карт деньги на собственные нужды) писал бы на каждый потраченный миллион служебные записки, не подтвержденные документами.

Ответить

evdokimova_e_s 2 февраля 2022 09:10

Постоянная ссылка #

Огромное спасибо за пояснения!
Теперь стало понятнее все.

Ответить

evdokimova_e_s 1 февраля 2022 16:00

Постоянная ссылка #

И еще забыла уточнить: деньги подотчет выдаются сотруднику из кассы строго только после того, как он отчитается за предыдущий аванс? И обязательно сначала выдать деньги, а потом принять отчет? Наоборот нельзя (принять чеки, оформить отчет, а потом выдать деньги сотруднику)?

Ответить