Электронный документооборот на складе и цифровая подпись

Егор Иванов
Постоянная ссылка #
Задумались об организации внутрискладского оборота при помощи электронных документов. В связи с этим возник вопрос, допускается ли их подписание обычной электронной подписью (сами закодировали, обеспечикили меры безопасности, полный контроль со стороны службы охраны и ит - отдела). Смущает то, что подписывать таким образом документы будут материально-ответственные лица и не будет ли нарушением подобная оптимизация документооборота? Вопрос насущный, поскольку таким образом хотим сократить трудозатраты кладовщиков, подсчитали, что время на этом экономится приличное.
Сергей экономист
Постоянная ссылка #
Четко и однозначно вам пока вряд ли кто-то ответит. Но исходя из норм законодательства, в данном случае явных ограничений нет. Так в любимом всеми нами Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете» есть вот какие ограничения:
• Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются подписи лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, а также ответственных за оформление свершившегося события, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов;
• Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В нем также говорится, что требования к электронным подписям устанавливаются федеральными стандартами, пока таких стандартов нет, все руководствуются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.
В нем в частности говорится, что ЭЦП - это не более чем информация, позволяющая точно установить, кто подписывал электронный документ. Она бывает обычная и усиленная, но в части подписи первички четкого указания на обязательный вид подписи нет. Электронный же документооборот допустим во всех областях деятельности, где это не запрещено законодательно. При этом были письма Минфина, где признавалось возможным применение обычной подписи в отношениях между компаниями на основе взаимного письменного соглашения об ее признании. Единственное условие при этом - создание обязательного механизма проверки подлинности такой подписи. При этом опять же повторюсь, нигде нет четкого указания на использование в первичке усиленной либо обычной подписи
Так Минфин в своем письме от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 допустил использование ЭЦП для авансовых отчетов. Кроме того компаниям дано право в учетной политике самим определять правила внутреннего документооборота.
Исходя из этого, использование обычной электронной подписи в том числе и для оформления документов со стороны МОЛ допускается возможным, но для этого нужно обеспечить ее защиту, а также механизм проверки подлинности, а кроме того обязательно закрепить порядок применения в учетной политике.
Возможно у кого-то на форуме будет и противоположное мнение.
Егор Иванов
Постоянная ссылка #
Спасибо за ответ. Но вот очень большие сомнения еще есть по документам об инвентаризации, можно ли в них ЭЦП применять, или все таки лучше, надежнее по старинке, самим подписывать. Вопрос щекотливый, на балансе МОЛ остатки немаленькие.
Сергей экономист
Постоянная ссылка #
Вот тут пожалуй и меня бы одолнвали сомнения. С одной стороны, явных ограничений нигде не предусмотрено.Обязательное составление ее на бумажном носителе также. Теоретичеки получается, что можно на условиях указанных в посте выше. Но я бы на такой радикальный шаг наверное побоялся пойти.
Создайте новый комментарий в теме
Получить e-mail уведомление об ответе
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение