Добрый день! уважаемые коллеги, только в апреле заметила, что через диадок поступают акты, упд, с/фактуры не формализованного формата. так как я их выгружаю только в формате pdf, то не обращала внимания, что приходят они мне совсем не в утвержденном для электронных документов формате. В связи с этим вопрос насколько это критично и наказуемо, и как, если это возможно, перестраховаться от возможных штрафов. Спасибо.
ЭДО ( неформализованный формат)
Что Вы имеете в виду "неформализованный формат"?
На документе отсутствует ЭЦП?
На документе, о правленном через оператора ЭДО, не может отсутствовать электронная подпись.
я имею ввиду, что электронные документы формализированы ( акты, с/ф, упд) и имеют свой формат, xml. а присылают мне в формате pdf, что не соответсвует законодательсву. НО, в программе контур диадок сразу непонятно в каком формате пришли документы
Nadi174, УПД и счета-фактуры в электронном виде должны отправляться только формализованные в формате xml.
Некоторые контрагенты дорабатывают свои учётные системы и через xDe или коннекторы отправляют свои документы напрямую из учётной системы. В этом случае акты, договоры, счета тоже могут быть в формате xml. Неформализованным можно отправить и УПД, и счет-фактуру, но принимать такие к учету нельзя, т к это нарушение. Формат. .pdf предназначен для визуализации документа, подписанного электронной подписью. Так как без визуализации Вы документ не прочитаете, не загрузить его на специальную платформу.
Выгрузите документ пакетом, в пакете будет и xml, и печатная форма и электронная подпись, и протокол. Вообще одной визуализации мало. Именно в пакете содержится протокол, в котором указаны даты, время, фио подписантов
попробовала выгрузить документы пакетом: нет, там нет xml, так как изначально неверный формат.
Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан квалифицировпнной электронной подписью (КЭП), он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.
Но это не касается счетов-фактур и УПД.
Также стоит учитывать, использование неактуальных форматов чревато последствиями.
Так, подача документов в налоговую в неактуальном формате будет расценена контролирующим органом как отсутствие. Варианты штрафных санкций:
Если компания должна предоставить в налоговую отчет в электронном виде, но не сделала этого, счета организации могут заблокировать (подп. 1.1 и 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).
Если ФНС запросит документы, а компания не передаст их срок, налогоплательщику грозит штраф согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ.
В случае отказа представления документации контрагентом штраф, предусмотренный п. 2 ст. 126 НК РФ, составит 10 000 рублей.
Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей, согласно п. 1 ст. 129.1 НК РФ, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).
Nadi174, я Вам чётко выше пояснила, что УПД и СЧЕТА-ФАКТУРЫ должны быть только ФОРМАЛИЗОВАННЫМИ в утвержденном формате xml. Все УПД и счета-фактуры, которые к вам пришли в эксель, пдф и других форматах, нельзя принимать к учету для НДС.
Где это закреплено в законодательстве? Использование "неактуальных" форматов счетов-фактур и УПД поставщиов для предоставления по требованию ИФНС? В Консультанте ничего не нашла
В НК РФ УПД вообще не упоминается, там есть счет -фактура, формы УПД регламентируются прикзами ФНС. До 01.01.2025 допустимо использовать форматы из Приложения N 1 или из Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@ (п. п. 3, 4 данного Приказа, п. 1 Приложения N 1 к Письму ФНС России от 04.03.2024 N ЕА-4-26/2486@). После того как приказ перестанет действовать и вместо него издадут новый с новой формой, налоговики не будут применять старые формы. В электронном виде упд передают в формате XML на это есть четкое указание в этом приказе.