ЭДО ( неформализованный формат)

Добрый день! уважаемые коллеги, только в апреле заметила, что через диадок поступают акты, упд, с/фактуры не формализованного формата. так как я их выгружаю только в формате pdf, то не обращала внимания, что приходят они мне совсем не в утвержденном для электронных документов формате. В связи с этим вопрос насколько это критично и наказуемо, и как, если это возможно, перестраховаться от возможных штрафов. Спасибо.

Nadi174, УПД и счета-фактуры в электронном виде должны отправляться только формализованные в формате xml.

Некоторые контрагенты дорабатывают свои учётные системы и через xDe или коннекторы отправляют свои документы напрямую из учётной системы. В этом случае акты, договоры, счета тоже могут быть в формате xml. Неформализованным можно отправить и УПД, и счет-фактуру, но принимать такие к учету нельзя, т к это нарушение. Формат. .pdf предназначен для визуализации документа, подписанного электронной подписью. Так как без визуализации Вы документ не прочитаете, не загрузить его на специальную платформу.

Выгрузите документ пакетом, в пакете будет и xml, и печатная форма и электронная подпись, и протокол. Вообще одной визуализации мало. Именно в пакете содержится протокол, в котором указаны даты, время, фио подписантов

Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если он подписан квалифицировпнной электронной подписью (КЭП), он также юридически значим, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.

Но это не касается счетов-фактур и УПД.

Также стоит учитывать, использование неактуальных форматов чревато последствиями.

Так, подача документов в налоговую в неактуальном формате будет расценена контролирующим органом как отсутствие. Варианты штрафных санкций:

Если компания должна предоставить в налоговую отчет в электронном виде, но не сделала этого, счета организации могут заблокировать (подп. 1.1 и 2 п. 3 ст. 76 НК РФ).

Если ФНС запросит документы, а компания не передаст их срок, налогоплательщику грозит штраф согласно п. 1 ст. 126 НК РФ. Размер штрафа составит 200 рублей за каждый непредставленный документ.

В случае отказа представления документации контрагентом штраф, предусмотренный п. 2 ст. 126 НК РФ, составит 10 000 рублей.

Необоснованный отказ предоставления информации о конкретной сделке влечет штраф в размере 5 000 рублей, согласно п. 1 ст. 129.1 НК РФ, а повторный отказ в течение одного года — штраф 20 000 рублей (п. 2 ст. 129.1 НК РФ).

Nadi174, я Вам чётко выше пояснила, что УПД и СЧЕТА-ФАКТУРЫ должны быть только ФОРМАЛИЗОВАННЫМИ в утвержденном формате xml. Все УПД и счета-фактуры, которые к вам пришли в эксель, пдф и других форматах, нельзя принимать к учету для НДС.