Как в 1С провести командировочные расходы?

Изначально для того, чтобы отправить сотрудника в командировку директор подписывает соответствующий приказ. Сотрудник ставится о командировке в известность, и если он согласен, то этот приказ передается в бухгалтерию (возможен и другой порядок). В бухгалтерии на основании приказа директора выписывается командировочное удостоверение. В типовой конфигурации 1С 8.3 данный документ не оформляется.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет. Чаще всего деньги выдаются сотруднику из кассы. Поэтому вам нужно будет оформить «Расходный кассовый ордер». Хотя сейчас все больше фирм перечисляют средства прямо на личную  карточку сотрудника с расчетного счета. В этом случае у вас будет создаваться документ «Списание с расчетного счета».

Сумму вам нужно рассчитать приблизительно, в нее должны входить проезд, проживание, суточные и прочие расходы работника.

Чтобы получить денежные средства в подотчет сотрудник должен написать заявление, в котором должны содержаться сумма и цель расходов (командировочные расходы).

Мы оформляем выдачу аванса с помощью «Расходного кассового ордера». Для этого заходите в меню «Банк и касса» - «Касса» - «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажмите на кнопку «Выдача». В результате откроется окно создания нового документа.

Устанавливаете вид операции – «Подотчетному лицу» и заполняете все необходимые реквизиты: название организации, получатель, сумма. Желательно в расшифровке реквизитов печатной  формы указать номер заявления, написанного сотрудником. Я обычно в комментарии помечаю, что это выдан аванс на командировку. После этих действий можно провести документ. Он сформирует проводку Дт 71.01 Кт 50.01. Таким образом, на вашем сотруднике будет висеть задолженность, за которую он должен будет отчитаться.

Отчет производится по возвращении из командировки. Для этого в программе 1С 8.3 существует документ «Авансовый отчет». Он создается в том же разделе, где и кассовые документы. Нажмете на кнопку «Создать» и перед вами откроется созданный документ. Выбираете ваше подотчетное лицо. На вкладке «Авансы» нажимаете на кнопку «Добавить», и в колонке «Документ аванса» выбираете расходный ордер, выписанный вами ранее. До этого перед вами будет окошко, где нужно будет выбрать, какой вид документа вам нужен (Выдача наличных).

Далее переходите на закладку «Прочее» и заполняете там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства сотрудник  потратил на приобретение товаров, то вам нужно будет их отразить на вкладке «Товары». Поскольку расходы уже оплачены, они сразу же попадут в «Книгу доходов и расходов».

Натали, бухгалтер