Дело в том, что программа не знает, когда вы хотите отправить сотрудника в отпуск. В прошлом году...

Всегда пожалуйста. В целом же, для правильного составления графика отпуска в программе 1с зуп нужно:

1. Зайти в раздел «Кадры» – «Графики, переносы отпусков».
2. Нажать на «Создать» в верхней части страницы и выбрать «График отпусков».
3. Сформировать список персонала. Это надо делать в разрезе видов отпусков. Например, если одному сотруднику назначено два — основной и дополнительный отпуск (так, за вредность или за работу в районе Крайнего севера), — его имя отобразится в списке дважды. Чтобы заполнить форму, нужно воспользоваться функцией «Подбор».
4. Откроется список сотрудников. Нужно выделить всю таблицу с помощью клавиш «Ctrl + A» и нажать «Выбрать».
5. При формировании нескольких документов для каждого отдела (цеха) сначала нужно нажать на «Вид списка» - «По подразделениям» и выбрать необходимый вариант.
6. Программа формирует график и заполняет столбец «Вид отпуска»
7. Для каждого работника нужно ввести дату начала и окончания отпуска. Также можно указать только начало и количество дней. Программа посчитает окончание. Таким образом заполняются все строки.
8. Нажать на «Записать» и «Провести» на верхней панели инструментов, а потом на кнопку «График отпусков (Т-7)».
9. Откроется заполненная форма графика отпусков, которую надо распечатать.