MAPKAHAT, мне в вашей схеме не нравится безвозмездный договор с работниками. Это риск, что работнику насчитают НДФЛ, а компании НДС и налог на прибыль. Замените в договоре безвозмездность на оплату. А на размер данной оплаты можно повысить зарплату, чтоб работник не платил из собственного кармана.
Далее, если работник арендует у вас авто, то это уже его авто и его расходы на гсм. Взять в расходы гсм вы уже не можете ни по путевому листу, ни без него.
Путевой лист здесь вообще не к месту, т к авто арендовали у компании работники.
Пока в первом приближени мне ваша схема не нравится. И даже не с точки зрения нужен или не нужен тех осмотр и мед осмотр, а с точки зрения признания расходов. Мне видится проще оформить работников на водителей или прописать эти обязанности в должностной инструкции.
Можно, конечно, сдать авто неаффелированному ИП, юо лицу или самозанятому в аренду с правом субаренды. А потом работник может арендовать авто у этой компании. А потом использовать это авто в служебных целях и получать компенсацию. Это тоже риски.
Мы сразу покупаем авто на партнера)