Добрый день!
Физлицо - автор не является ИП или самозанятым? Если нет, то вы должны облагать выплаты по договору НДФЛ, пенсионными страховыми взносами, медицинскими страховыми взносами, с 2023 года - социальными страховыми взносами по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также взносами НС и ПЗ, если такое условие есть в договоре (это вряд ли).
При выплате аванса в декабре вы должны были исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ как налоговый агент.
В месяце подписания акта выполненных работ (или какие у вас там закрывающие документы) вы должны начислить взносы и уплатить их до 28 числа следующего месяца.
При полной выплате гонорара вы удерживаете НДФЛ и перечисляете его в бюджет в срок, который зависит от даты выплаты гонорара.
Все уплаты (взносы и НДФЛ) вы должны производить путем уплаты единого налогового платежа и подачи уведомлений в налоговую. Вместо уведомлений можно уплатить налог и взносы платежным поручением.
Помимо отчетности по НДФЛ и страховым взносам, которую необходимо сдать в налоговую за тот отчетный период, когда были выплаты по договору, вам также потребуется показать это физлицо в СЗВ-М (в 2022 году - за каждый месяц действия договора), в 2023 году - в форме ЕФС-1 почти во всех его частях, кроме той, в которой указаны взносы на НС и ПЗ (не выучила еще названия разделов), если вы не уплачиваете эти взносы. А также за январь надо подавать персонифицированные сведения и далее каждый месяц пока действует договор.