По поводу "красивого оформления":
Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются:
1) приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия (с указанием цели проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать);
2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной продукции);
3) договор на изготовление сувенирной продукции, первичные документы на ее передачу и списание;
4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных расходов;
5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение:
-
цель и результаты проведения представительского мероприятия;
-
дата и место проведения;
-
программа мероприятия (в ней должно фигурировать вручение сувениров);
-
состав приглашенной делегации;
-
участники принимающей стороны;
-
величина расходов на представительские цели.
Если у Вас не получится подогнать Ваши расходы на эти подарки под рекламную акцию или представительские расходы - придется как Марина Бух правильно сказала, и в расходы не включать, и ндс облагать
Всн зависит от "цены вопроса":
стоит ли заморачиваться под такое количество бумажек, если сумма налога не такая болезненная для Вас