Добрый день!
Согласно Приказу Росархива от 20.12.2019 №236 срок хранения договоров и документов к ним – 5 лет ЭПК (2) после истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору (п.11 Перечня).
У нас в архиве хранится большое количество договоров поставки основного сырья, датированных 2010-2015 гг., которые фактически не являются действующими, то есть поставки по ним не производятся. Однако в данных договорах есть условие об их автоматической пролонгации на следующий год. Таким образом, формально получается, что договоры действующие и уничтожить мы их не можем.
Как Вы правильно поступить в таких случаях? Инициировать расторжение договора (с помощью уведомления или дополнительного соглашения)? Но в то же время, если отправить уведомление/дополнительное соглашение текущей датой, то в таком случае данные договоры придется хранить ещё 5 лет с даты последнего документа (а архив не резиновый и скоро лопнет). Либо сделать дополнительные соглашения "задним числом", но в таком случае пятилетний срок хранения будет соблюден, и тогда эти документы можно будет уничтожить вместе с договорами. В таком случае работа будет проделана впустую.
Но при этом в п.11 Перечня говорится, кроме прочего, о том, что срок хранения составляет 5 лет после прекращения обязательств по договору. Можно ли толковать данное положение как то, что раз по договору уже много лет нет поставок, значит, и нет обязательств по договору, хоть он и с автоматической пролонгацией?.. Опять же с юридической точки зрения, это не верно.
Как быть, чтобы не пришел штраф от налоговой в случае запроса документов, которые были уничтожены?..