Наталья СТХ, в вашей организации, раз имеются корпоративные карты, должно быть разработано Положение о порядке использования корпоративных карт, которое четко регулирует:
- перечень расходов и операций, которые могут быть совершены работником по корпоративной карте на территории РФ, и если необходимо, за ее пределами;
- лимиты расчетов по корпоративным картам для различных должностей;
- срок, по истечении которого работник должен вернуть карту;
- порядок представления отчета по израсходованным суммам с указанием срока, в течение которого работник должен представить в компанию авансовый отчет с приложением подтверждающих документов;
- примерный перечень документов, которые принимаются в качестве подтверждения произведенных расходов.
А также:
- требования по обеспечению защиты сведений о пинкоде;
- порядок действий при утрате карты;
- виды ответственности за нарушение установленного порядка и порядок возмещения ущерба держателями карт.
И вот, на основании Положения вы ведете бух.учет. Если нарушений не было, то комиссия возмещается компанией. Если такие нарушения были, то сотрудник возмещает причиненный организации ущерб в полном объеме, включая комиссию.