или
Задать вопрос
Сотрудница написала заявление, с просьбой предоставить ей копию графика отпусков сотрудников на...
Вопрос по теме Выдается ли сотрудникам копия графика отпусков?
Сотрудница написала заявление, с просьбой предоставить ей копию графика отпусков сотрудников на 2018 год. Разве она имеет на это право? Зачем он ей может понадобиться? Не нарушу ли я закон о персональных данных, выдавая ей такую копию? В какие сроки предоставляются подобные сведения, если предоставляются вообще? Есть ли форма по которой такой документ запрашивается, может быть я вправе ей отказать?
venera.v, вы задаете очень правильные вопросы. Только речь идет здесь не о копии графика отпусков, а о выписке из него. График отпусков сотрудников во многих предприятиях довольно громоздкий документ, который содержит информацию о планируемых отпусках каждого сотрудника предприятия. И даже если у вас мало сотрудников, то их персональные данные разглашать не стоит. Существует Закон №152-ФЗ, ограничивающий разглашение персональных данных сотрудников третьим лицам.
Для чего может пригодиться такая выписка? Конкретному сотруднику может понадобиться выписка о сроках предоставления ему отпуска в следующих случаях:
- для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
- для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте;
- для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
- для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы.
Специальной формы для запроса выписки из графика отпусков не существует. Он оформляется в произвольной форме, в виде заявления. Запрос должен касаться только самого работника, а не его знакомого, родственника, соседа, то есть основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника, и выписка выдается ему лично.
Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года. Для выписок используют следующие правила, указывая: полное наименование и коды предприятия или организации; заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»; перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»); данные по запросу. Заверяются выписки так же, как и копии: штамп «Копия верна»; фамилия и должность заверителя, его подпись; печать организации.
Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу. В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Выписка должна быть подготовлена не позднее трёх дней с даты обращения (статья 62 ТК РФ).
Выписка из графика отпусков образец:
ВЫПИСКА
Из Графика отпусков ООО «Акварель» на 2018 г., утвержденного Генеральным директором ООО «Акварель» Пионовым В.Р. 15 декабря 2017 года
(Далее приводятся все данные по запросу):
структурное подразделение – розничный магазин;
должность согласно штатному расписанию – продавец-консультант;
фамилия, имя и отчество – Шаповалова Наталья Семеновна;
табельный номер — 26;
отпуск в календарных днях (продолжительность) 14 и 14 (в две строки);
плановая дата начала – 1 августа 2018 года (в первой строке), 1 октября 2018 года (во второй строке);
фактическая дата начала – прочерк (в первой строке), прочерк (во второй строке);
примечание – если есть.
(Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:)
Начальник ОК М.А. Стрельникова
Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
Для чего может пригодиться такая выписка? Конкретному сотруднику может понадобиться выписка о сроках предоставления ему отпуска в следующих случаях:
- для военнослужащих такая информация нужна для подтверждения дат отпуска, поскольку по статье 121 ТК РФ их супругам предоставляется право совмещать отпуска. Выписка предъявляется по месту работы супругов;
- для судебных разбирательств, если необходимо доказать отсутствие на рабочем месте;
- для перерасчёта отпускных, в случае ошибок в отпускных документах кадровой службы или бухгалтерии;
- для предоставления на дополнительном месте работы, когда работник трудится где-то ещё в качестве совместителя. По статье 123 ТК РФ отпуск у таких сотрудников следует совмещать с отпуском на основном месте работы.
Специальной формы для запроса выписки из графика отпусков не существует. Он оформляется в произвольной форме, в виде заявления. Запрос должен касаться только самого работника, а не его знакомого, родственника, соседа, то есть основанием для предоставления выписки должен быть личный запрос работника, и выписка выдается ему лично.
Порядок оформления документации на предприятии регламентирован Указом Верховного Совета СССР №9779-Х от 4.04.1983 года. Для выписок используют следующие правила, указывая: полное наименование и коды предприятия или организации; заголовок документа «Выписка из графика отпусков за … год»; перенесённая информация об утверждении руководителем и согласовании профкомом (должность, фамилия, дата подписания, вместо живой подписи – слово «подпись»); данные по запросу. Заверяются выписки так же, как и копии: штамп «Копия верна»; фамилия и должность заверителя, его подпись; печать организации.
Юридическая сила, оформленного таким образом документа, равноценна оригиналу. В Указе №9779-Х также указано общее правило: если документ касается законных интересов и прав работника, выдавать его нужно на бланке предприятия.
ВНИМАНИЕ! Данные по запросу должны быть указаны так, как они отражены в самом графике – с примечаниями и отметками о выполнении. Выписка должна быть подготовлена не позднее трёх дней с даты обращения (статья 62 ТК РФ).
Выписка из графика отпусков образец:
ВЫПИСКА
Из Графика отпусков ООО «Акварель» на 2018 г., утвержденного Генеральным директором ООО «Акварель» Пионовым В.Р. 15 декабря 2017 года
(Далее приводятся все данные по запросу):
структурное подразделение – розничный магазин;
должность согласно штатному расписанию – продавец-консультант;
фамилия, имя и отчество – Шаповалова Наталья Семеновна;
табельный номер — 26;
отпуск в календарных днях (продолжительность) 14 и 14 (в две строки);
плановая дата начала – 1 августа 2018 года (в первой строке), 1 октября 2018 года (во второй строке);
фактическая дата начала – прочерк (в первой строке), прочерк (во второй строке);
примечание – если есть.
(Реквизит «Подпись» присутствует на выписке и оформляется абсолютно так же, как и всегда, но без «живой» подписи должностного лица:)
Начальник ОК М.А. Стрельникова
Ирина Александровна, потомственный бухгалтер.
На практике работники очень редко запрашивают подобную бумагу. У нас организации настроено просто автоматическое уведомление на почту всем из 1-с к времени, когда надо идти в отпуск по графику.
А у нас в компании кроме напоминалки из 1С на почту приходит письмо с вложенным уведомлением на отпуск. Его надо подписать и отнести в кадры.
Есть вопрос по другой теме? Можете создать Новое обсуждение