Наш директор оформил на компанию договор безвозмездного пользования личным автомобилем. Когда мы...

Добрый день.

Начнем с того, что законодательство никак не увязывает понятие водитель автомобиля со штатным расписанием компании и должностью, на которую принят работник. Так согласно ст. 2 ФЗ №196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством. Следовательно, в данном случае ваш директор все равно является водителем.

Безвозмездное пользование автомобилем никак не увязано с соблюдением правил обеспечения безопасности дорожного движения. Важен именно факт использования машины для хозяйственных нужд. Согласно ФЗ №196-ФЗ все водители должны проходить медосмотр перед рейсом, следовательно и директор тоже. Есть мнение, что нетранспортным компаниям можно этого избежать, однако по указанным выше причинам это неверно.

Кроме того Минфин не раз указывал на необходимость наличия путевого листа для списания расходов на ГСМ, более того, ведомство считает его наличие необходимым и при выплате компенсации за пользование автомобилем (письмо Минфина от 27.06.2013 № 03-04-05/24421).
Следовательно, путевой лист выписывать по всем правилам все же придется. А если опираться на последнюю редакцию Приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152, то в нем нужно обязательно ставить отметку еще и о техосмотре.