Упрощенцам хорошо известно, что перечень расходов, которые можно принимать для налогообложения, у них закрытый, и не поименованные в этом перечне расходы учитывать нельзя.
Так, в данном перечне отсутствуют выплаты за разъездной характер работы. Поэтому чиновники и контролеры считают, что если работодатель — упрощенец производит компенсационные выплаты в связи с разъездной работой (например, возмещает расходы на проезд, понесенные работником при выполнении трудовых обязанностей) — то учесть такие выплаты в составе расходов при определении налоговой базы по УСН нельзя (письмо Минфина от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724).
ВАЖНО! Соглашаться с таким подходом не обязательно. Но тогда надо быть готовыми отстаивать эти расходы в суде. Аргументы на случай спора можно взять из судебной практики. Например, из постановления АС Восточно-Сибирского округа от 08.04.2024 по делу № А69-607/2023. Суд поддержал налогоплательщика, указав, что разъездные компенсации водителям можно учесть в составе расходов на оплату труда. Перечень таких расходов для УСН открытый.
Какие еще расходы чиновники запрещают учитывать для УСН, читайте здесь.
В то же время ведомство разрешает уменьшить налоговую базу на оплату гостиницы, если «разъездной» работник остается там ночевать, — в составе командировочных расходов. Это могут быть:
- как подотчетные суммы, подтвержденные кассовым чеком и счетом гостиницы и перечисленные на карту работника;
- так и прямая оплата месту проживания, осуществленная по договору об оказании услуг по проживанию и подтвержденная актом об оказанных услугах.
Об этом — в письме Минфина от 05.03.2021 № 03-11-06/2/15847.
Какие еще подтверждающие документы работник должен сдать в бухгалтерию при оплате гостиницы картой, узнайте в готовом решении от «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.