Общие характеристики программных продуктов в 1С
Российская компания «1С» ведет свою деятельность с 1991 года. Название «1С» образовано от словосочетания «1 секунда» — именно столько требовалось для получения запрошенной информации с помощью первой программы, созданной основателями.
Наиболее известными продуктами 1С стали учетные системы различного назначения.
Современные программные продукты 1С для ведения учета обычно построены по принципу «оболочка и база данных».
Оболочка — технологическая платформа, система объектов и механизмов управления ими. В свою очередь, объект — это составной элемент, кусочек мозаики, который необходим для построения нужной картинки — конфигурации. Все возможные кусочки мозаики и составляют оболочку. Прикладное решение (конфигурация) выбирает нужные для прикладного решения объекты, по которым оболочка создаст информационные структуры и будет работать с внесенными в них данными заранее определенным образом.
База данных — совокупность информации, хранимой в системе, структурированная и управляемая с помощью технологической платформы. В новейшей версии «1С:8.3» есть опция — объект «Внешние данные», с помощью которого можно напрямую подключаться и к внешним источникам информации (данных).
Подобное устройство — секрет успеха 1С. С такой технологией разработчику остается только выбрать те кусочки мозаики (объекты), которые отвечают запросам пользователя, и получить картинку-конфигурацию, решающую поставленную задачу.
Управленческий учет, встроенный в специализированный модуль программы
Устройство программы способствует двум основным вариантам реализации управленческого учета в 1С:
- когда в специализированную конфигурацию (например, зарплатную или складскую) добавлены элементы управленческого учета, т. е. выбраны кусочки мозаики, которые дадут цельную картину по выбранному направлению (персоналу или запасам);
- когда конфигурация изначально построена для реализации управленческого учета, т. е. все возможные элементы мозаики, необходимые для создания картинки, по которой можно принимать управленческие решения, включены в конфигурацию.
Рассмотрим первый вариант на примере «1С:Зарплата и управление персоналом».
Как можно понять из пояснений выше, данная конфигурация является специализированной. Помимо обслуживания бухгалтерских нужд, в нее добавлены объекты, позволяющие выполнять управленческие функции.
Например, помимо справочников «Сотрудники» и «Штатное расписание», есть возможность формирования справочника «Вакансии». Для каждой вакансии можно указать требуемые параметры (например, по заявкам руководителей подразделений) и описание рабочего места, после чего можно сформировать «Кадровый план» (какие сотрудники и куда нужны).
Следующая функция — «Набор персонала», позволяющая вводить в систему информацию о соискателях с упорядочиванием сведений по нужным параметрам. Это позволяет анализировать эффективность затрат на набор персонала и работу кадровой службы.
По принятым сотрудникам формируются карточки в справочнике «Сотрудники», и в «Кадровом плане» их рабочие места перестанут быть вакантными.
Таким образом, эффективный учет персонала — необходимое условие обеспечения высокого качества управленческого учета. Подробнее о данном аспекте учета — здесь.
В отношении работающих сотрудников предусмотрены функции:
- «Управление компетенциями», позволяющая оценивать сотрудников и проводить аттестацию.
- «Управление обучением», дающая возможность определить потребности в обучении, составить учебный план и организовать учебу.
- Еще одна функция, «Планирование занятости», может пригодиться для тех сотрудников, которым полагаются высвобождение рабочего времени и отпуск в связи с учебой. Помимо этого, функция позволяет планировать совещания, встречи, презентации и даже пространственно-временные параметры, например использование сотрудниками переговорных помещений по графику.
Подробнее об учебных отпусках читайте в статье «Учебный отпуск по статье 173 Трудового кодекса (нюансы)».
- «Управление мотивацией» позволяет рассчитать в первую очередь финансовые стимулы путем анализа взаимосвязи доходов сотрудников и результатов их деятельности.
Таким образом, используя управленческие возможности «1С: ЗУП», можно почти полностью автоматизировать формирование управленческой информации для кадровых решений, повысив при этом оперативность и полноту информации, а также эффект от самих решений. Достигается это с помощью включения в конфигурацию соответствующим образом подобранных объектов платформы.
Ознакомиться с экспертным определением понятия «управленческий учет» вы можете в специальном материале на сайте «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.
Решения для управленческого учета в 1С
При втором варианте управленческого учета в 1С также существует несколько прикладных решений. Обычно решение выделяется применительно к специфическому виду деятельности, например «1С-Рарус: Управление рестораном». Объединяет эти конфигурации принцип построения: в них использованы все управленческие кусочки мозаики, что в итоге дает комплекс функций, охватывающий все ключевые моменты учета и управления организацией или группой организаций.
Наглядно это можно увидеть на примере «1С:Управление производственным предприятием».
Факт хозяйственной деятельности регистрируется один раз — в документе, в полях которого проставляется вся необходимая информация (признаки), позволяющая системе далее классифицировать ее по соответствующим видам учета и отчетов: бухгалтерскому, налоговому и управленческому. Это обеспечивает:
- сопоставимость учетных данных;
- независимость учетных данных одной системы учета от другой;
- совпадение суммовых и количественных показателей в случае, если нет причин для расхождений (например, из-за разницы в учетных политиках);
- выявление расхождений и их влияния, если расхождения имеют место.
Больше о нюансах учетной политики для управленческих целей узнайте из статьи «Учетная политика для целей управленческого учета».
Узнать больше о практическом формировании учетной политики вы можете из экспертной статьи, доступной в системе «КонсультантПлюс». Получите к ней бесплатный пробный доступ.
В решение «1С: УПП» также входит комплект интерфейсов и система доступов, позволяющая конкретному пользователю видеть или вводить именно те данные, которые ему нужны. То есть менеджер, анализирующий вверенный ему участок, например сбыт, не будет вынужден блуждать в лесу из бухгалтерских проводок и обороток. Настройка его рабочего места сразу позволит получить управленческие данные в нужной группировке и аналитике. А конструктор отчетов позволит представить информацию сразу в требуемом формате.
Управленческий учет следует принципиально отличать от бухгалтерского. О критериях разграничения данных видов учета читайте в специальном материале.
Отдельные элементы внутреннего контроля также заложены на автоматическом уровне. Например, при вводе расходного кассового ордера система может автоматически проверить:
- наличие заявки на выдачу;
- доступность средств (с учетом других текущих заявок);
- состояние взаиморасчетов с получателем;
- соответствие расхода установленному бюджету.
Об управленческих функциях планирования и бюджетирования подробнее см. в статье.
Нюансом, следующим из такого устройства системы, является необходимость подстройки внутрифирменной среды к функциям системы. Например, чтобы программа проверила наличие правильно оформленной заявки на выдачу наличных, должен существовать внутрифирменный регламент, обязывающий ответственных лиц такую заявку создавать и визировать. А чтобы автоматически уточнялось соответствие наличного расхода бюджету, в управленческий учет в «1С: УПП» должна быть введена необходимая информация о рабочем бюджете на текущий период (что тоже обеспечивается локальными актами предприятия).
Зато после всех отладок у любого лица, отвечающего за принятие управленческих решений, появляется надежный инструмент сбора и обработки необходимых данных и их представления в наиболее удобном для него формате.
Таким образом, путем включения в картину всех управленческих кусочков мозаики в «1С: УПП» создано единое информационное пространство, в котором отображены все бизнес-процессы предприятия, что позволяет получать полную и оперативную информацию для принятия управленческих решений.
Практическое ведение управленческого учета на предприятии может осуществляться на основании специального внутрикорпоративного положения. О том, как его составить, читайте здесь.
Итоги
Управленческий учет в 1С может быть реализован двумя основными путями:
- дополнением программного решения управленческим функционалом;
- созданием единой информационной системы, обеспечивающей управленческий учет во всех аспектах.
Выбор предприятием той или иной конфигурации зависит от поставленных перед менеджментом задач, масштабов и специфики деятельности предприятия.