Подготовка данных для бюджетирования
Базой для успешного планирования в управленческом учете является наличие достоверной и подробной учетной информации по завершенным периодам. Для этих целей на управляемом предприятии вводится управленческий учет. Обычно на базе регламентированного бухгалтерского, но возможны и следующие варианты:
- ведение дополнительных управленческих счетов, аналитик и регистров;
- выделение управленческого учета в отдельное подразделение.
Бухгалтерский и управленческий учет связаны между собой, но их нужно принципиально разграничивать по ряду критериев.
Вы можете ознакомиться с экспертным определением понятия «управленческий учет» в специальном материале, доступном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Выбор учетной политики для управленческих целей и методов управленческого учета полностью оставлен на усмотрение предприятия. Главное, чтобы в итоге выполнялась основная задача — имелись достаточно полные и детализированные данные по предыдущим периодам для планирования последующих.
Узнать больше о применении учетной политики в целях управленческого учета вы можете в специальном материале.
Помимо этого, для прогнозного планирования могут потребоваться и внешние данные: анализы рынков, маркетинговые исследования, экспертные заключения и т. п.
Определение элементов операционного плана и создание прогноза по прибыли (убыткам)
Целью операционного плана является построение прогнозного отчета о прибылях и убытках (иначе именуемого отчетом о финансовых результатах — в частности, в терминологии, используемой Минфином России в приказе от 02.07.2010 № 66н, которым утверждена форма данного отчета) на будущий период деятельности. Обычно за основу берется финансовый год. В зависимости от специфики деятельности полученный прогнозный отчет может затем дробиться на более мелкие расчетные периоды, например в случае сезонных колебаний основных показателей деятельности.
Планирование в управленческом учете коммерческой организации начинается с прогнозирования объема продаж. Здесь и понадобятся в первый раз внешние данные о рынках сбыта, маркетинговых стратегиях, временных (сезонных) и географических факторах и аналогичные. Объем продаж — первый и обязательный элемент операционного плана.
Выручка от продаж невозможна без обеспечения самих продаж: закупок товаров, материалов, выплаты заработной платы. Расходные статьи являются следующими элементами бюджетирования. При этом в зависимости от вида деятельности компании элементы, включаемые в прогноз, будут разными.
Например:
- У торговой организации следующим шагом при планировании станет определение планового объема товарных закупок, соответствующего намеченному объему продаж. Затем потребуется определить прогнозную себестоимость товаров (с учетом данных о поставщиках и изготовителях и рынке закупок), а также объемы основных расходов, например транспортно-заготовительных и коммерческих. Все эти элементы и попадут в бюджет торговой фирмы.
- На производственном предприятии логическая цепочка выбора элементов будет более развернутой. Запланированный объем продаж потребует включения таких элементов, как:
- производственный план — расчетный выпуск продукции в натуральном выражении (напрямую определяется по плановому объему продаж);
- бюджет запасов (включает планирование потребности в МПЗ исходя из производственного плана и расчет себестоимости готовой продукции, которая будет изготовлена из этих МПЗ);
- бюджет закупок (составляется на основе бюджета запасов);
- бюджет расходов на оплату труда (составляется с учетом производственного плана);
- дальнейшие существенные элементы производственных расходов (например, на вспомогательные производства, общепроизводственные и общехозяйственные нужды).
- Для многих предприятий сферы услуг основной статьей расходов будет заработная плата квалифицированного персонала. Соответственно, у них вторым ключевым элементом бюджета будут расходы на персонал.
И так далее. Поможет оценить значимость того или иного элемента для бюджетирования анализ управленческих данных прошлых периодов.
В результате должен получиться прогнозный отчет о прибылях и убытках по отгрузке на планируемый период.
Пример отчета, близкого к управленческому, можно посмотреть в статье «Отчет о прибылях и убытках по МСФО».
Специальный материал о практическом внедрении МСФО в части оптимизации учетной политики подготовили для вас эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к материалу на данную тему.
Определение элементов финансового плана и создание прогноза движения денежных средств и балансовых показателей
Финансовое планирование необходимо для понимания финансовой перспективы предприятия, а также определения источников финансирования текущей и будущей деятельности — собственных или заемных.
Финансовое планирование в управленческом учете начинается с уже известного показателя планового объема продаж. По нему определяют элемент — прогнозную выручку.
Вторым обязательным элементом является прогнозная прибыль (ее тоже можно взять из комплекта операционных бюджетов).
Дальнейшие элементы — движение средств фондов специального назначения и средств финансирования.
Целью финансового планирования является построение оптимального объема и состава финансовых ресурсов на планируемый период.
По данным финансового плана может проводиться корректировка данных оперативного бюджета. Например, если для прогнозируемых закупок будет решено привлечь кредитные средства, потребуется скорректировать плановые показатели на сумму банковских процентов.
По результатам финансового планирования строится 2-й прогнозный отчет — отчет о движении денежных средств (ДДС). В нем будут видны плановые поступления и выбытия денежных потоков по запланированной операционной деятельности.
Для лучшего понимания структуры и назначения отчета можно также изучить статью «ДДС по МСФО».
Имея готовый отчет о прибылях и убытках (о финансовых результатах) и ДДС, можно сформировать прогнозный баланс на конец планируемого периода. Это 3-й основной документ бюджетного планирования. По получившимся данным можно делать выводы о том, как выполнение управленческого плана повлияет на финансовое состояние предприятия.
Ознакомиться с практической схемой составления отчета о финансовых результатов вы можете в экспертном материале, доступном в системе «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к нему.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Планирование на следующий год обычно проводится до завершения текущего, заранее. И для корректного построения прогнозного баланса итоговые входные показатели периода тоже приходится планировать. Например, при подготовке бюджета на 2022 год в ноябре 2021-го понадобится оценить значения строк баланса и на 31.12.2022.
Налоговое планирование
Налоговое планирование с одной стороны является одним из необходимых аспектов планирования в управленческом учете, а с другой — стоит несколько особняком от остального.
Важный аспект налогового планирования — расчет налоговой нагрузки. Подробнее о его особенностях — здесь.
Результаты расчетов с госбюджетом в обязательном порядке должны найти свое место и в оперативном, и в финансовом плане. Вместе с тем существенная часть расходов на налоги внутреннему управлению не поддается.
В связи с этим функции управления по данному элементу обычно сводятся к выявлению и использованию имеющихся легальных способов уменьшить налоговые платежи, а также выполнению при прогнозах 2 простых принципов:
- платить минимально положенную сумму налога;
- платить налог в последний день установленного для оплаты срока.
Больше о налоговом планировании здесь.
Учет «план — факт»
Итак, в результате планирования получен комплект прогнозных отчетов (бюджетов) в своде по предприятию на год. Для использования в рабочем процессе данные отчетов удобнее разбить на более мелкие периоды (например, квартал или месяц) и адаптировать в зависимости от принятой стратегии управления. Так, затраты для целей управления в учете могут группироваться:
- по месту возникновения (подразделению);
- носителю (единице готовой продукции);
- виду расхода;
- центру ответственности (элементу организационной структуры предприятия, возглавляемой ответственным лицом, контролирующим доходы, расходы и финансирование по этому элементу).
Классический способ группировки затрат — их отражение в регистрах бухгалтерского учета. Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о том, как данная задача может быть решена на практике. Получите бесплатный пробный доступ к материалу на эту тему.
Следовательно, для оперативного контроля за затратами данные бюджета удобнее будет представить в той же группировке, в какой эти затраты учитываются.
Например, если затраты группируются по месту возникновения (цех 1, цех 2, цех 3) и на январь в общем бюджете запланировано всего затрат на 1 000 000 руб., то для рабочего плана целесообразно распределить затраты по цехам. То есть рабочий производственный бюджет будет представлен в развертке.
Учет производственных затрат может регулироваться в рамках применения системных механизмов. Подробнее — здесь.
План (январь):
- цех 1 — 400 000 руб.;
- цех 2 — 300 000 руб.;
- цех 3 — 300 000 руб.
По итогам января получена следующая учетная картина.
Факт (январь):
- цех 1 — 400 000 руб.;
- цех 2 — 300 000 руб.;
- цех 3 — 350 000 руб.
Это дает руководству повод обратить внимание на цех 3 и выяснить, что затраты 50 000 руб. сверх бюджета — это испорченная продукция (брак) в результате поломки оборудования. Ремонт этого оборудования в годовом бюджете запланирован, но на июнь. То есть руководство должно принять решение: либо ремонтировать оборудование в феврале и привлекать для этого заемные средства (т. к. собственных в этом месяце для данной цели нет), либо нести риск дополнительных производственных потерь с февраля по май.
В любом случае подобная ситуация — пример ошибки планирования в управленческом учете: слишком увлекшись оптимизацией финансовых потоков (запланировав ремонт на период, когда для этого будут собственные средства), специалисты неверно оценили физическую необходимость в ремонте в кратчайшие сроки.
Ошибка обязательно должна быть учтена в дальнейшем.
ВАЖНО! Если управленческое планирование на предприятии ведется не первый год, то именно данные «план — факт» по предыдущим периодам становятся наилучшей базой для дальнейшего планирования.
Итоги
Итак, планирование в управленческом учете — важнейшая задача любого предприятия. Следует иметь в виду, что в статье представлено достаточно упрощенное описание для общего понимания процесса. На практике все объемнее, сложнее и интереснее.