Положение о представительских расходах - образец этого документа вы можете скачать на нашем портале - является важнейшим локальным нормативным актом в фирмах, которые регулярно проводят различные официальные мероприятия. В чём заключается специфика его составления?
В чём сущность представительских расходов и их учета?
Рассматриваемая категория расходов в соответствии с подп. 22 п. 1, а также п. 2 ст. 264 НК РФ может быть представлена:
- затратами на организацию официального приема тех или иных лиц (например, в формате делового обеда);
- транспортными расходами в рамках представительских мероприятий;
- предоставлением буфетных услуг в процессе официального мероприятия;
- оплатой услуг внештатного специалиста, осуществляющего перевод устных переговоров (или документов) сторон, участвующих в официальном мероприятии,
- прочими затратами.
Представительские расходы входят в число тех, что относятся к производственным или же связанным с реализацией. Их можно использовать для уменьшения налоговой базы при исчислении налога на прибыль — в размере, который не превышает 4% от расходов на оплату труда в соответствующем налоговом периоде. К расходам на оплату труда относятся, в частности:
- зарплата (состоящая из окладов, премий, иных выплат по договору);
- отчисления в государственные фонды;
- отпускные.
Полный перечень расходов на оплату труда отражен в положениях ст. 255 НК РФ.
В бухгалтерском учете представительские расходы не выделяются в отдельную категорию издержек. Отражение данных расходов в регистрах осуществляется в соответствии с ПБУ 10/99 как расходов по обычным видам хозяйственной деятельности.
При этом расходы по обычным видам деятельности должны подразделяться:
- на материальные затраты;
- расходы, которые связаны с оплатой труда;
- социальные отчисления;
- амортизационные отчисления;
- прочие затраты.
Исходя из экономического смысла представительских расходов, таковые в бухучете следует учитывать как прочие затраты. Их перечень организация устанавливает самостоятельно (п. 8 ПБУ 10/99).
Совершение представительских расходов в целях уменьшения налоговой базы должно быть документально подтверждено. Изучим то, каким образом может решаться эта задача.
Документальное подтверждение представительских расходов
Отметим, что ранее Минфин (письмо от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) рекомендовал предприятиям применять в целях подтверждения представительских расходов такие документы, как:
- приказ или распоряжение руководителя фирмы об осуществлении представительских расходов;
- смета соответствующих расходов;
- отчет об осуществлении представительских расходов.
Также Минфин в указанном письме рекомендовал удостоверять корректность цифр в отчете первичкой.
В более свежем письме от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 Минфин значительно сократил указанный перечень, разрешая фирмам подтверждать представительские расходы только отчетом и первичкой.
При этом в письме ФНС от 08.05.2014 № ГД-4-3/8852 приводится мнение, что в целях подтверждения расходов достаточно (не считая первички) любых документов, которые удовлетворяют критериям ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
На практике же в целях минимизации налоговых рисков в комплект подтверждающих представительские расходы документов фирмы чаще всего включают именно те, что утверждены приказом от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807, а также дополняют их:
- актами о списании расходов;
- программами официальных мероприятий;
- договорами со сторонними хозяйствующими субъектами на оказание услуг в целях проведения официальных мероприятий.
В случае если официальные мероприятия проводятся регулярно, порядок их проведения имеет смысл регламентировать внутрикорпоративным положением о представительских расходах. Порядок его применения не рассматривается Минфином и ФНС: использование этого приложения предусмотрено только отраслевыми правовыми актами (такими как приказ РЖД от 26.02.2006 № 46). Но на практике многие организации применяют данный источник.
Изучим его специфику подробнее.
Положение о представительских расходах: структура документа
Документ может быть представлен следующими основными разделами (блоками):
1. Содержащим общие положения о документе, его предназначении.
2. Устанавливающим термины и понятия, используемые в документе.
3. Раскрывающим цель осуществления учитываемых расходов.
4. Устанавливающим территорию, места проведения официальных мероприятий.
5. Устанавливающим перечень субъектов, которые могут выполнять ведущую роль в проведении соответствующих мероприятий.
6. Устанавливающим перечень представительских расходов — в соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ.
7. Устанавливающим порядок применения соответствующих расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы, также с учетом положений НК РФ.
8. Определяющим перечни документов, используемых предприятием в целях учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.
9. Устанавливающим нормативы (или лимиты) по основным представительским расходам.
10. Устанавливающим порядок определения величины расходов, по которым не установлены соответствующие нормативы или лимиты.
11. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих за решение тех или иных задач в рамках учета представительских расходов и формирования отчетности по ним.
12. Устанавливающим перечни сотрудников, отвечающих непосредственно за проведение официальных мероприятий.
13. Устанавливающим порядок взаимодействия сотрудников, которые отвечают за проведение соответствующих мероприятий, учет и отчетность по ним.
14. Устанавливающим порядок учета расходов в рамках представительских мероприятий и формирования отчетности по ним.
15. Устанавливающим порядок осуществления расчетов по расходам в рамках официальных мероприятий.
16. Устанавливающим порядок взаимодействия фирмы с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами в рамках проведения официальных мероприятий.
В случае если фирма утверждает положение о представительских расходах, то документы для их подтверждения должны будут составляться на основе форм, принятых в качестве приложений к этому положению.
Как они могут выглядеть?
Приложения к положению о представительских расходах
Соответствующими приложениями могут быть:
- форма приказа или распоряжения руководителя фирмы об организации официального мероприятия, предполагающего осуществление представительских расходов;
- типовые формы договоров с внештатными специалистами, подрядчиками, контрагентами на оказание услуг, которые необходимы в целях проведения тех или иных официальных мероприятий.
- форма сметы представительских расходов;
- форма отчета об осуществлении соответствующих расходов;
- форма акта о списании расходов;
- типовые программы проведения тех или иных официальных мероприятий;
Положение может быть утверждено:
- в качестве самостоятельного локального нормативного акта;
- в качестве приложения к учетной политике предприятия.
Ознакомиться с образцом положения о представительских расходах вы можете на нашем портале:
Итоги
Представительские расходы могут использоваться организацией в целях уменьшения налоговой базы в размере, не превышающем 4% от расходов по оплате труда (которые определяются в соответствии с положениями ст. 255 НК РФ). Перечень представительских расходов утвержден в подп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. В бухгалтерском учете данные расходы не выделяются в отдельную категорию, но классифицируются как прочие расходы в числе тех, что относятся к обычным видам деятельности.
Порядок осуществления представительских расходов, их учета и формирования отчетности по ним может утверждаться в отдельном внутрикорпоративном положении. Оно может быть самостоятельным локальным актом или же частью учетной политики компании.
Узнать больше об учете представительских расходов вы можете в статьях: