Отчет о представительских расходах - образец его доступен для вас на нашем портале - является документом, составление которого обязательно в целях удостоверения фирмой-налогоплательщиком факта совершения, а также обоснованности этих расходов. С чем это связано и в какой структуре может быть представлен соответствующий отчет?
Для чего нужен отчет о представительских расходах?
Данные расходы (конкретный их список определен в п. 2 ст. 264 НК РФ) хозяйствующий субъект вправе задействовать в целях оптимизации собственной налогооблагаемой базы — в объеме, что не превышает показателя в 4% от издержек на оплату труда. Но чтобы на практике воспользоваться данной возможностью, необходимо:
- подтвердить факт совершения расходов;
- удостоверить факт их обоснованности.
В этих целях фирма-налогоплательщик должна подготовить комплект документов, состоящий, в частности, из (письмо Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):
- отчета по расходам;
- первички, подтверждающей сведения, что отражены в отчете.
В ряде случаев указанные документы могут дополняться:
- актом о списании расходов;
- сметой по расходам;
- приказом гендиректора о проведении фирмой представительского мероприятия;
- утвержденной программой соответствующего мероприятия.
Конкретный перечень источников, что составляются наряду с отчетом и первичкой, определяется главным образом правилами внутрикорпоративной финансовой отчетности предприятия. Но, так или иначе, отчет по расходам, а также сопровождающие его первичные документы должны оформляться налогоплательщиком в любом случае — в соответствии с позицией Минфина РФ.
Изучим, в какой структуре может быть представлен соответствующий документ.
Отчет по представительским расходам: структура документа
Следует отразить в отчете:
- дату формирования отчета;
- сведения о проведенном фирмой представительском мероприятии (его цель, основную тематику);
- сведения об итогах соответствующего мероприятия (желательно, чтобы они были связаны с достижением конкретных результатов по факту проведения переговоров);
- сведения о том, кто участвовал в мероприятии, в рамках осуществления которого были совершены расходы, что учитываются при оптимизации налогообложения;
- сведения о времени, месте проведения мероприятия;
- перечень конкретных представительских расходов, их суммы;
- данные о первичных документах, что сопровождают отчет.
Рассматриваемый документ может издаваться как в виде отдельного локального нормативного акта, так и в виде приложения к другому — например, приказу о проведении мероприятия.
В первом случае документ обычно заверяется директором фирмы — ставится его подпись, указывается должность и Ф. И. О. Во втором случае документ, как правило, составляется и заверяется специальной комиссией, которая отвечает за проведение представительского мероприятия.
Скачать образец заполнения отчета, подтверждающего совершение предприятием представительских расходов, вы можете на нашем портале.
Итоги
Представительские расходы в пределах, установленных НК РФ, могут применяться фирмой-налогоплательщиком в целях оптимизации налогообложения. При этом данные расходы, как и любые другие, что используются для снижения налоговой базы, должны быть подтвержденными и обоснованными. Их соответствие данным критериям удостоверяется специальными документами, к которым также относится отчет по представительским расходам: его составление, в частности, рекомендовано Минфином РФ.
Узнать больше о различных нюансах применения представительских расходов вы можете в статьях: