Договор на представительские расходы - образец его вы найдете ниже - важный элемент документооборота организации, имеющей представительские расходы. В чем заключается его предназначение и в какой структуре он должен быть представлен?
Для чего нужен договор на представительские расходы?
К представительским в соответствии с положениями п. 2 ст. 264 НК РФ относятся расходы организации, представленные:
- затратами на организацию официального мероприятия с участием представителей организации;
- транспортными, буфетными расходами, осуществленными при проведении официального мероприятия;
- услугами переводчика, если организация ими пользовалась в рамках проведения соответствующего мероприятия.
Представительские расходы фирма вправе применить в целях уменьшения налогооблагаемой базы — в размере до 4% от затрат на оплату труда (классифицированных в ст. 255 НК РФ). Однако данные расходы должны быть документально подтверждены.
К документам, позволяющим подтвердить расходы, относится, в частности, договор, который может быть заключен:
- с поставщиком услуг, необходимых в целях проведения мероприятия (например, с арендодателем помещения, снимаемого организацией);
- с транспортной фирмой;
- с кейтеринговой фирмой;
- с фирмой, оказывающей услуги по переводу;
- проч.
К договору на оказание услуг, которыми пользуется организация в целях проведения официального мероприятия, следует прилагать (письмо Минфина от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807):
- первичные документы (отражающие в данном случае расчеты с поставщиком услуг);
- приказ директора о проведении официального мероприятия;
- смету расходов по соответствующему мероприятию;
- отчет об использовании денежных средств по смете.
Более новые разъяснения Минфина (письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288) позволяют использовать для подтверждающих целей только отчет (при условии, что он дополнен соответствующей первичкой — включая договор). Тем не менее многие фирмы предпочитают подтверждать представительские расходы тем комплектом источников, что утвержден в более старом письме Минфина. Это может быть обусловлено как желанием обезопасить себя от претензий налоговиков, так и спецификой внутрикорпоративных механизмов контроля над расходованием денежных средств в части представительских расходов.
Указанный комплект также часто дополняется:
- актами о списании расходов на представительские мероприятия;
- программами мероприятий.
Договор на представительские расходы, относящийся к первичным документам, может быть стандартным гражданско-правовым соглашением, составляемым по распространенной схеме, что приведена в письме Роскомторга от 09.11.1995 № 1-1492/32-21 с необходимыми дополнениями — исходя из специфики конкретных услуг. Изучим пример структуры соответствующего договора, условившись, что мы обращаемся за услугами в фирму, оказывающую услуги по переводу.
Структура документа
Как и большинство других гражданско-правовых договоров между хозяйствующими субъектами, рассматриваемый контракт может включать:
1. Преамбулу.
2. Основные разделы, в которых определяются:
- предмет;
- обязательства сторон;
- цены, порядок расчетов;
- ответственность сторон;
- срок действия договора;
- прочие условия.
3. Раздел с реквизитами и подписями сторон правоотношения.
Договор также может дополняться различными приложениями.
Изучим, каким может быть содержание указанных элементов соглашения, подробнее.
Преамбула
Преамбула рассматриваемого договора стандартна: она должна отражать тот факт, что организация (исполнитель) в лице своего представителя, который действует на основании определенного документа, и организация-заказчик заключают договор о том, что отражено в последующих разделах договора.
Предмет договора
Условимся, что наш договор составляется с организацией, которая оказывает услуги по переводу в рамках представительских мероприятий.
В этом случае в рассматриваемом разделе соглашения может быть отражено, что:
- исполнитель обязуется оказывать услуги заказчика по устному или письменному переводу с русского языка на иностранные (и наоборот) в установленные сроки;
- факт обращения заказчика к исполнителю подтверждается направлением официальной письменной заявки по факсу или телефону с указанием места явки переводчика для оказания услуг, а также сроков, в рамках которых должны оказываться услуги (форма данной заявки может быть одним из приложений к договору);
- заказчик обязуется своевременно оплачивать соответствующие услуги.
Обязательства сторон
Обязательства по договору, как правило, определяются отдельно для заказчика и исполнителя. Первая сторона может быть обязана:
- своевременно направлять официальные письменные запросы исполнителю, отражающие факт обращения к нему (например, за 3 дня до встречи, на которой должен присутствовать переводчик);
- своевременно оплачивать услуги исполнителя;
- оплачивать расходы исполнителя в случае несвоевременного аннулирования заявки, подтверждающей факт обращения к исполнителю (на случай, если переводчик явится на место мероприятия, но узнает, что оно отменено).
Вторая сторона может быть обязана:
- гарантировать точное воспроизведение переводчиком информации, сообщаемой носителем иностранного языка представителю заказчика в момент оказания услуги, на русском языке, и наоборот;
- гарантировать соблюдение переводчиком этических, лексических и фонетических норм употребления русского и иностранного языков в процессе оказания услуги.
Стоимость услуг и расчеты
В данном разделе договора можно зафиксировать, что оплата услуг осуществляется на основании выставленного исполнителем счета по безналичной оплате и в соответствии с установленными расценками (например, утвержденными в приложениях к договору).
Также в рассматриваемом разделе договора (если рассматривать его как типичный при заказе услуг по переводу) могут присутствовать формулировки:
- устанавливающие срок оплаты услуг заказчиком (например, 3 банковских дня с момента выставления исполнителем счета);
- определяющие обязанность подписания сторонами акта выполненных работ по каждой заявке на оказание услуг.
Срок действия
В данном разделе нужно указать срок действия договора, определенный сторонами. Полезно также употребить формулировку, по которой договор не может быть прекращен, пока обязательства по нему не будут выполнены заказчиком и исполнителем.
Кроме того, следует предусмотреть возможность расторжения договора по инициативе любой из сторон по письменному уведомлению за 2 недели до расторжения.
Ответственность сторон
Здесь могут содержаться формулировки о том, что:
- сторона, не исполнившая обязательства по договору, несет ответственность в соответствии с законодательством РФ;
- разногласия между заказчиком и исполнителем могут разрешаться посредством переговоров, а если к согласию прийти не удастся — то в суде;
- исполнитель не отвечает за неисполнение собственных обязательств, если это обусловлено неисполнением тех, что возложены на заказчика;
- за некачественное оказание услуг исполнитель уплачивает штраф или неустойку в установленном размере (например, 30% от стоимости услуг).
Дополнительные условия
Таковыми могут быть условия, по которым:
- исполнитель имеет право не начинать оказывать услуги в случае слишком позднего получения заявки от заказчика (с точки зрения возможности переводчика добраться до мероприятия вовремя);
- договоренности сторон, заключенные до подписания договора, не применяются по факту его подписания.
Реквизиты и подписи
Данный раздел договора — также стандартен. В нем содержатся:
1. Ф. И. О., должности, подписи с расшифровкой — представителей исполнителя и заказчика.
2. Реквизиты сторон:
- юридические и фактические адреса;
- телефоны, электронная почта, адреса сайтов;
- ИНН, КПП, ОГРН;
- номера расчетных, корреспондентских счетов, БИК.
3. Печати организации-заказчика и исполнителя (если осуществляется их использование).
Приложения к договору
Договор на оказание услуг по переводу может быть дополнен приложениями, в которых могут фиксироваться:
- единицы измерения оказания услуг (например, часы);
- расценки за оказание услуг в соотнесении с установленными единицами измерения;
- скидки и бонусы, если они предлагаются исполнителем.
Также отдельным приложением может быть представлена форма заявки на обращение к заказчику.
Какие документы могут дополнять договор?
Документ на оказание таких услуг, как представительские расходы, составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у заказчика в подтверждение факта совершения соответствующих расходов при налоговой проверке. Также он должен дополняться различными видами первички:
- актом выполненных работ;
- счетом на оплату;
- счетом-фактурой.
Скачать образец договора по оказанию услуг представительского характера (с организацией, оказывающей услуги по переводу) вы можете на нашем сайте.
Итоги
Представительские расходы могут быть использованы фирмой, которая их осуществила, в целях уменьшения налогооблагаемой базы. Для этого они должны быть подтверждены — в частности, договором на оказание услуг, формирующих соответствующие расходы.
Подробнее о специфике представительских расходов читайте в статье «Документальное подтверждение представительских расходов».