Компенсация по закону
Часть расходов работодатель возмещает по требованию трудового законодательства. К ним относятся (ст. 169 ТК РФ):
- Расходы на переезд работника, членов его семьи и провоз имущества. Их можно не возмещать, только если вы предоставляете работнику соответствующие средства передвижения.
- Расходы по обустройству на новом месте жительства.
В коммерческих организациях порядок и размер возмещения определяются коллективным договором, локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора (например, в дополнительном соглашении к нему).
Поскольку компенсация таких расходов — обязанность работодателя, НДФЛ они не облагаются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Однако расходы должны быть подтверждены документально. На это обратил внимание Минфин России в письме от 01.10.2020 № 03-04-05/85847.
Не нужно платить с них и страховые взносы (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Читайте об учете расходов на питание работников в материале «Расходы на питание работников — учет и налогообложение».
Платим за жилье
Помимо расходов, возмещаемых в силу закона, работодатель вправе компенсировать и другие траты сотрудника, связанные с работой на новом месте. Например, возможна оплата жилья. Здесь налоговые последствия не так однозначны.
Не удерживать НДФЛ с этой выплаты рискованно, так как расходы на оплату жилья работника, осуществленные работодателем, образуют доход работника (письма Минфина России от 19.03.2021 № 03-15-06/19723, от 17.03.2017 № 03-04-06/15550, от 24.01.2017 № 03-04-06/3274, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997). Объекта налогообложения не возникнет только в том случае, если в найме жилья для работника заинтересован работодатель. Но вы должны быть готовы это обосновать. Конечно, налог можно не платить, когда перечисленные работодателем в счет оплаты жилья средства удерживаются из дохода работника.
Узнайте больше о налогообложении компенсации за аренду жилья сотруднику.
Аналогичная ситуация складывается и в отношении страховых взносов на такую выплату: полученный работником доход попадает под взносы (п. 1 ст. 420 НК РФ), причем не только под уплачиваемые в ИФНС. «Несчастные» взносы тоже придется начислить (п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
См. также «Аренда жилья для работников облагается НДФЛ и взносами».
О том, как оформляются предназначенные для ИФНС платежные документы по взносам, читайте в статье «Как заполнять платежки по страховым взносам в 2023-2024 годах».
Оплачивая за работника расходы на жилье, следует иметь в виду, что такая выплата является доходом, выданным в натуральной форме — в случае, если расходы работодателя на оплату жилья прописаны в трудовом договоре (письмо Минфина России от 28.06.2023 № 03-03-06/1/60092). Объем такого дохода не может превышать 20% от начисленной за соответствующий месяц зарплаты (ст. 131 ТК РФ). При превышении величины этого соотношения учет полной суммы платы за жилье в расходах на оплату труда при исчислении базы по налогу на прибыль станет небезопасным (письма Минфина России от 19.03.2021 № 03-15-06/19723, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 23.11.2017 № 03-03-06/1/77516). Если же сотрудник, за которого производится оплата жилья, еще не оформлен на работу, считать такие расходы уменьшающими базу по прибыли нельзя ни в каком размере.
Узнайте больше из тематической публикации, подготовленной экспертами «КонсультантПлюс», о специфике учета возмещения расходов в связи с переездом работника в другую местность. Получите пробный доступ к документу бесплатно.
Итоги
Компенсация затрат на переезд сотрудника и членов его семьи не облагается страхвзносами и НДФЛ. Оплата жилья считается доходом сотрудника в натуральной форме, который подлежит налогообложению НДФЛ и взносами, включая «несчастные» сборы, уплачиваемые в СФР.