Если вы оплачиваете сотрудникам проезд к месту работы и обратно, учитывайте следующие требования Минфина к налогообложению (письма Минфина от 30.03.2023 № 03-03-06/1/27888, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239, от 06.11.2020 № 03-04-06/96911, от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758 и др.):
- Оплату проездных расходов можно учесть для налога на прибыль, если фирма несет их в силу технологических особенностей производства или в качестве части оплаты труда (компенсация прописана в трудовых договорах). Если характер компенсации социальный (на это, в частности, может указывать ее закрепление не в трудовых, а в коллективном договоре), расходы списать нельзя.
- С суммы проездной компенсации нужно платить НДФЛ и взносы, поскольку такой выплаты нет в составе сумм, освобожденных от зарплатных начислений (ст. 217, 422 НК РФ).
ВАЖНО! Подобные разъяснения ведомство дает в отношении оплаты проезда в любом виде, будь то проездной, ГСМ для личного авто, каршеринг или такси.
В отношении расходов на такси до/с работы в ночное время Минфин уточняет, что их можно не включать в доход для НДФЛ и не облагать взносами, если соблюдаются условия (письмо от 22.12.2022 № 03-04-07/125960):
- расходы вызваны производственной необходимостью;
- у работников нет возможности воспользоваться общественным транспортом;
- оплата перечисляется транспортной организации.
Также Минфин разрешает не платить НДФЛ при оплате работнику такси к месту командировки и обратно, а также в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения. Ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником в указанных целях, в п. 1 ст. 217 НК РФ нет, сообщается в письме от 14.08.2023 № 03-04-05/76231.
Какими проводками отразить компенсацию оплаты проезда и покупку проездных, смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
В части требования по начислению взносов заметим, что есть повод с ним не согласиться.
«Проездную» компенсацию можно расценить как выплату социального характера, ведь она не зависит от условий и результатов труда, сложности и качества выполняемой работы и т. п. Причем сам же Минфин на это и указывает, когда говорит о налоге на прибыль. А раз она социальная (предусмотрена коллективным договором и не учтена для прибыли), то в объект по взносам не входит. В суде эти доводы должны сработать (см., например, постановления АС Северо-Западного округа от 21.06.2019 по делу № А26-12423/2018, АС Дальневосточного округа от 23.11.2015 по делу № А59-92/2015, АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2015 по делу № А45-8089/2014).
Если не хотите спорить, замените компенсацию за проезд матпомощью. При сумме до 4000 руб. в год вопросов не будет. И НДФЛ, кстати, платить не придется — для него такой же необлагаемый лимит.
Узнайте больше об обложении материальной помощи взносами и НДФЛ.