Этапы сбора сведений от контрагентов: организуем процесс проверки
Правильная работа по сбору сведений о контрагенте позволит вам избежать претензий налоговых органов в недостаточной осмотрительности и получении необоснованной налоговой выгоды. Поэтому важно своевременно и правильно проводить проверочные мероприятия.
Как проявлять должную осмотрительность, мы рассказывали здесь.
Сразу определитесь с источниками информации:
- бесплатные ресурсы;
- платные сервисы.
Если вы не стеснены в денежных средствах, платные сервисы — адекватное решение вопроса. Они позволяют получить концентрированный набор данных о потенциальном партнере посредством нажатия одной кнопки (или в ином режиме).
Что такое "коммерческая осмотрительность", мы пояснили в статье.
Если же вам не по карману платные услуги, не стоит отчаиваться — получить данные можно и бесплатно. Конечно, придется потратить больше времени и, возможно, не всю интересующую вас информацию удастся раздобыть, но это позволит проявить должную осмотрительность при выборе стороны договора.
Процесс сбора информации происходит в несколько этапов:
- предварительный этап — до заключения договора соберите данные о потенциальном партнере из открытых общедоступных источников;
- основной этап — если ваше руководство планирует заключить договор именно с этим контрагентом (до момента принятия окончательного решения), сформируйте «досье контрагента» в полном объеме;
- этап мониторинга — после заключения договора на регулярной основе отслеживайте информацию о стороне договора по ключевым показателям (финансовой отчетности, судебным делам и т. д.).
Далее более детально рассмотрим малобюджетный вариант сбора данных.
Как организовать договорную работу на предприятии, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Предварительный этап: изучаем сайт потенциального партнера
Начните поиск сведений с официального сайта потенциального контрагента (при его наличии). Обратите внимание на наполнение сайта информацией:
- о руководстве (общие сведения, размещенные на сайте фотографии руководителя(-ей), начальников филиалов и др.) и/или о коллективе;
- сфере деятельности компании и ее структуре (наличие и расположение филиалов, обособленных подразделений);
- действующих лицензиях, свидетельствах, сертификатах, включая сведения об иных достижениях компании (некоторые фирмы выкладывают на сайте сканы таких документов);
- выполненных работах, построенных объектах, оказанных услугах и иных фактах хозяйственной и внутрифирменной жизни компании;
- фирмах-партнерах;
- общих контактных данных (адресе расположения, телефонах приемной и т. д.).
Если сайт есть, но на нем размещен минимальный набор информации, не позволяющий получить даже поверхностное представление о компании, возможно такой сайт создан для отвода глаз (например, для придания солидности фирме-однодневке).
Размещенную на сайте информацию вы можете выборочно проверить: позвонить по указанным телефонам, посетить офис компании, поискать в интернете информацию о компаниях-партнерах (названия которых есть на сайте).
Скрины интернет-страниц сайта вложите в досье контрагента — они станут отправной точкой его формирования.
Сравнение программ для ведения учета мы делали в материале.
Собираем сведения на сайте налоговой службы по ИНН из ЕГРЮЛ и прочим данным
Сбор общедоступной информации о компании лучше начать с сайта ФНС. К примеру, сведения о контрагенте по ИНН можно получить с помощью сервиса проверь контрагента - это сведения из ЕГРЮЛ.
На сайте ФНС можно найти следующий набор бесплатных сервисов:
Найденную информацию сохраняйте в электронном виде и в форме скринов. Кроме того, можно заказать платную выписку из ЕГРЮЛ на бумаге — сведения о контрагентах налоговая служба изготовит в течение 5 дней (200 руб. за 1 документ) или в течение 1 дня (400 руб. за 1 документ).
ФНС запустила удобный сервис "Прозрачный бизнес" на своем официальном ресурсе. Там можно получить массу интересной и полезной информации, например:
- относится ли адрес к адресам массовой регистрации;
- относится ли физлицо к дисквалифицированным лицам;
- информация об участии физлиц в организациях и прочее.
Также на сайте налоговой есть сервис для уточнения информации о состоянии расчетных счетов контаргента. Например, по ИНН и БИК банка можно узнать, нет ли действущих решений о блокировке счета.
Но не ограничивайтесь только электронными сведениями из открытых источников — запросите непосредственно у контрагента весь пакет документов в виде заверенных копий. В их числе могут быть копии учредительных документов, лицензий, свидетельства о членстве в СРО, документов о постановке на налоговый учет и др.
Отдельным блоком в досье контрагента нужно собрать сведения о физлицах — руководстве, учредителях, представителях фирмы-партнера (смотрите далее).
Как подтвердить обоснованность налоговой выгоды, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.
Проверяем руководство и представителей фирмы
Пакет документов, о которых шла речь в предыдущем разделе, дополните сведениями:
- о генеральном директоре;
- учредителях;
- иных лицах, представляющих интересы компании на переговорах или при подписании документов (договоров, актов выполненных работ), ответственных за ведение иной деловой переписки.
В помощь снова возьмите сервисы ФНС:
- поищите интересующих вас людей в реестре дисквалифицированных лиц; (https://service.nalog.ru/disqualified.do);
- проверьте, не лишен ли судом гендиректор компании-партнера возможности руководить (https://service.nalog.ru/svl.do);
- уточните, не являются ли интересующие вас лица директорами и/или учредителями одновременно нескольких юрлиц (https://service.nalog.ru/mru.do);
Указанные сервисы можно использовать и каждый сам по себе, но вместе с тем они входят в систему "Прозрачный бизнес".
- запросите копии паспортов и проверьте их действительность на сайте ФМС (http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000).
Кроме того, не забудьте запросить у контрагента документы, подтверждающие полномочия представителей фирмы. При этом обратите внимание на состав полномочий в доверенности (право на ведение переговоров, подписание договоров и иных документов).
О нюансах проверки контрагентов на сайте ФНС читайте здесь.
Кто такие бенефициарные владельцы юрлица, мы писали в статье.
Ищем дополнительную информацию
Для того чтобы понять, надежен ли ваш партнер, соберите дополнительно судебную информацию о нем. Для этого воспользуйтесь открытым источником — банком решений арбитражных судов (https://ras.arbitr.ru/).
Вы сможете узнать не только степень вовлеченности контрагента в судебные разбирательства, но и:
- изучить предмет судебного разбирательства, размеры исков, какую сторону он представляет (истца или ответчика);
- проследить судебные документы по стадиям разбирательства;
- распечатать судебные решения.
Не ограничивайтесь беглым просмотром судебных дел контрагента. Не поленитесь изучить все иски. Это даст вам возможность оценить степень риска дальнейшего сотрудничества с партнером (к примеру, если в результате исполнения судебного решения он может стать банкротом или перейти в неустойчивое финансовое состояние, исполнение вашего договора может затянуться на неопределенное время или не быть исполненным вообще).
Досье контрагента дополните информацией с сайта ФССП (Федеральной службы судебных приставов). Проверьте наличие задолженностей контрагента с помощью сервиса «Банк исполнительных производств» (http://fssprus.ru/iss/iP).
Не помешает также изучить бухотчетность партнера за последний год — ее бесплатно можно найти по ИНН на ГИР БФО.
Собрав все данные и не обнаружив в них ничего подозрительного, переходите к «материальной» части подтверждения надежности контрагента. Расскажем об этом далее.
Что делать, если счет арестован приставами, читатйте в статье.
Проверяем реальность существования бизнеса и оцениваем возможности контрагента исполнить договор
«Чистые» документы партнера — факт замечательный, но не достаточный для принятия решения о полноценном сотрудничестве с ним. Теперь настало время собрать данные о том, насколько контрагент способен исполнить своими силами договор.
Выделите специальных людей для подтверждения реальности существования бизнеса партнера и оснастите их спецтехникой (для фото- и видеосъемки, записи разговоров с представителями фирмы-партнера). Им предстоит по предварительной договоренности с контрагентом:
- обследовать его складские помещения;
- исследовать наличие и состав размещенных там материалов;
- зафиксировать факт наличия достаточных средств механизации для выполнения договора (подъемных и транспортных механизмов, спецтехники и т. д.) и оценить их эксплуатационную пригодность.
Это, пожалуй, один из самых ответственных этапов подтверждения надежности контрагента. Компании, не имеющей башенных кранов, передвижных бетономиксеров, иных строительных механизмов и приспособлений, нереально самостоятельно исполнить договор строительного подряда по возведению здания (если договором предусмотрено выполнение всего комплекса строительно-монтажных работ: от рытья котлована и устройства фундамента до установки стропил и монтажа кровельного покрытия).
Видеооборудование пригодится вам и для получения еще одного доказательства вашей должной осмотрительности — примените его для записи проведенных вами переговоров с вашими потенциальными партнерами. Видеоматериал вместе с деловой перепиской (в бумажной и электронной формах) приобщите к остальным доказательствам в досье контрагента.
Специфические источники информации
Работу по сбору сведений о контрагентах разные компании организуют по-своему. Крупные холдинги содержат специальные службы безопасности, разрабатывают и внедряют технологии работы с контрагентами (с подробнейшим описанием проверочных регламентов). Они собирают детализированную информацию из разных источников, в том числе у самого контрагента.
Для этого разрабатывают разного рода опросные листы, анкеты, сведения в виде готовых шаблонов и карточек сведений о контрагенте.
Для малого бизнеса содержать штат безопасников по проверке контрагентов накладно, однако не проверять — себе дороже (партнер может подвести, не выполнить договор и т. д.). Да и доказательства проявления должной осмотрительности рано или поздно могут понадобиться в диалоге с налоговиками. Поэтому досье контрагента в том или ином объеме собирать приходится. Наш материал при этом — полезная подсказка.
Итоги
Для проверки сведений о контрагентах разработано множество платных сервисов с разным пакетом предлагаемых проверок — выберите подходящий, оплатите услуги и пользуйтесь.
Бесплатно собрать необходимые сведения тоже можно — используйте для этого сервисы официальных сайтов ФНС, ФМС, ФССП, АС.
Всю собранную информацию зафиксируйте доступными способами (копированием, созданием скринов интернет-страниц и т. д.). В дополнение к ней запросите копии учредительных документов партнера, оцените финансовое положение по его бухотчетности, проверьте его реальные возможности по исполнению договора. Тогда у вас будет достаточно доказательств проявления должной осмотрительности при выборе контрагента.