Табель учета рабочего времени на 2016 год необходим в качестве одного из основных инструментов для расчета заработной платы в организации. С помощью табеля учета рабочего времени на 2016 год фиксируется фактически отработанное сотрудниками время. Учет рабочего времени сотрудников является одной из обязанностей работодателя, предусмотренных трудовым законодательством. Из нашего материала вы узнаете о способах такого учета и его организации.
Табель учета рабочего времени на 2016 год
Учет использования рабочего времени — процесс важный и обязательный для любой компании вне зависимости от ее размеров и структуры. При выстроенной эффективной системе учета рабочего времени удается решить следующие значимые задачи:
- производить оплату труда за фактически отработанное сотрудниками время;
- обладать информацией о том, как и в каком объеме работники используют время, отведенное для осуществления трудовых функций;
- проводить анализ потерь рабочего времени, выявлять злоупотребления работников, связанные с нерегламентированными дополнительными самовольными перерывами в течение трудового дня;
- сопоставлять фактически отработанные часы с выполненным объемом работ;
- избежать конфликтов и разбирательств работодателя с членами трудового коллектива по вопросам, связанным с оплатой отработанного, но не учтенного рабочего времени;
- оптимизировать процесс использования рабочего времени;
- укрепить дисциплину труда, снизить количество простоев, опозданий и др.;
- ряд других организационных и управленческих задач.
Чтобы выстроить учет рабочего времени сотрудников, работодателю потребуются дополнительные ресурсы, размер которых напрямую зависит от множества факторов:
- масштабов компании;
- численности структурных подразделений;
- количества членов трудового коллектива;
- специфики работы;
- разветвленности инфраструктуры;
- иных факторов.
Чем меньше работников трудится в компании, тем проще учетный процесс. Достаточно возложить обязанность по регулярному заполнению табеля или иного внутрифирменного документа по учету фактически отработанного времени на одного из сотрудников компании.
Вести табель учета рабочего времени на 2016 год можно при помощи унифицированных документов Т-12 или Т-13.
Организовать учетный процесс помогут документы, размещенные на нашем сайте:
Как организовать учет рабочего времени сотрудников в крупных компаниях со сложной структурой и значительным по численности трудовым коллективом, расскажем в следующем разделе.
Режим и учет рабочего времени в средних и крупных компаниях
Режим труда сотрудников одной компании может быть различным. К примеру, в консалтинговой фирме специалисты могут работать по стандартному 8-часовому графику с 40-часовой рабочей неделей и 2 выходными днями. При этом для технического персонала может быть выстроена гибкая трудовая схема по графику, а для охранников возможен круглосуточный режим работы в условиях сменности.
Процесс учета отработанного рабочего времени (УРВ) всеми сотрудниками компании необходимо организовать на постоянной основе. Как это сделать?
При небольшой численности персонала каждого отдельного подразделения обязанность по УРВ можно возложить на специалиста кадровой службы. Если этого недостаточно, то ведение учета можно вменить в обязанности руководителей соответствующих структурных единиц (начальнику службы охраны, руководителям отделов и др.).
В крупных компаниях этот вопрос решается с помощью современных технических средств, позволяющих:
- автоматизировать учетный процесс;
- осуществлять учет реального времени нахождения сотрудников на рабочих местах;
- исключить искажение учетных данных благодаря отсутствию человеческого фактора;
- обладать интерактивной информацией о нахождении сотрудников или их отсутствии в конкретный момент времени на рабочих местах.
Существует возможность реализовать учетный процесс 2 способами:
- через установку спецоборудования УРВ;
- на основе имеющейся системы безопасности компании.
В любом случае каждого работника придется обеспечить специальными приспособлениями (магнитными пропусками, бесконтактными картами доступа и др.), а проходную и помещения оборудовать спецустройствами (электронными замками, турникетами, контроллерами, считывателями).
С помощью этих приспособлений и устройств решаются следующие важные задачи УРВ:
- считывание и передача информации в программный центр УРВ (о времени прихода сотрудников на рабочие места, перемещениях внутри компании, выходе за ее территорию и др.);
- формирование на основе полученных данных сводных и персонифицированных отчетов о фактически отработанном сотрудниками времени и реальных отвлечениях от выполнения трудовых функций (перерывах);
- разработка на основе полученных отчетов мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, оптимальном использовании рабочего времени и пр.
Автоматизация учетного процесса: таблица Excel или спецпрограмма
Простые и доступные всем компьютерным пользователям таблицы Excel облегчают процесс УРВ, однако современные программные средства многократно расширяют эти возможности:
- позволяют формировать графики для отдельных сотрудников или групп (к примеру, график учета рабочего времени на 2016 год);
- осуществить привязку автоматизированной системы УРВ к каждому разработанному графику (посредством установления взаимосвязи с определенным котроллером);
- поддерживать многосменные и скользящие графики;
- корректировать процесс УРВ при изменении графика работы конкретного сотрудника (например, при переводе его в другую смену);
- осуществлять учет отсутствия работников по уважительным причинам (на основании информации, введенной по оправдательным документам и нарядам на сверхурочные работы);
- выстраивать оперативные графики учета рабочего времени;
- оформлять зарплатные ведомости на основе созданных в результате работы системы УРВ табелей;
- рассчитывать баланс отработанного каждым сотрудником времени.
Последняя из вышеприведенных возможностей программных средств позволяет осуществлять УРВ без особой привязки к графику работы — если время начала и окончания рабочего дня в компании жестко не регламентировано.
С помощью программы можно делать выводы об отработанном рабочем времени сотрудника за учетный период независимо от того, когда и сколько он отсутствовал или перерабатывал.
Независимо от выбранного способа табель учета рабочего времени на 2016 год формируется дважды в месяц: сначала за первую половину, а затем за месяц в целом.
Положение об учете рабочего времени (образец)
Порядок осуществления процедуры УРВ, какой бы она ни была — ручной, компьютеризированной или автоматизированной, — может быть закреплен в отдельном внутрифирменном локальном акте.
Образец такого документа можно найти в интернете, однако простым копированием его текста не обойтись. Необходимо учесть специфику своей компании и разработать актуальное положение об УРВ, в котором раскрыть следующие аспекты:
- расшифровать способы УРВ (ежедневный, суммированный и др.);
- раскрыть способы оформления и утверждения табелей УРВ;
- привести детализированную расшифровку порядка заполнения табелей;
- указать перечень ответственных за ведение табелей лиц и их обязанности в связи с осуществлением процесса УРВ;
- если процесс УРВ осуществляется посредством специальной автоматизированной системы, привести описание и регламент ее работы (порядок выдачи пропусков, правила пользования ими, перечислить ответственных за корректную работу системы и пр.);
- иные организационные и учетные моменты.
Итоги
Рабочее время каждого сотрудника необходимо учитывать. Осуществить это можно с помощью ручного или компьютерного заполнения табелей, посредством современных программных средств и специального оборудования.