Правила составления документа
Фотография рабочего дня бухгалтера и пример заполнения помогут без проблем составлять этот отчетный документ. ФРД на данный момент является одним из важных документов для любого сотрудника. Трудовые активы и ресурсы, находящиеся в распоряжении руководителя организации, должны работать максимально результативно и эффективно. Руководитель предприятия, как правило, делает всё, чтобы производственный механизм был полностью отлажен. Такая фотография используется, чтобы максимально точно установить пункты присутствующей в каждой организации должностной инструкции и определить уровень загруженности каждого специалиста, повысить результативность трудовой деятельности бухгалтера.
Как уже отмечалось выше, фотография предоставляет возможность отследить загруженность сотрудника. Это идеальный инструмент, с помощью которого можно понять, насколько эффективно работает человек, присутствует ли у сотрудника в распоряжении свободное время, в полную ли силу и со всей ли отдачей он отдается процессу выполнения своих обязанностей. Даже если у человека нет перерывов, то фотография предоставит возможность определить стандартный коэффициент полезного действия. Чтобы правильно составить фотографию, можно пользоваться работающими в штате нормировщиками. Они есть практически на всех крупных предприятиях. При отсутствии в штате таких профессионалов всегда есть возможность воспользоваться оплачиваемыми услугами специализированных компаний, которые занимаются стандартизацией и нормировкой.
Но на самом деле нет никакой необходимости тратить денежные средства, оплачивая выполнение этой работы сторонними сотрудниками. Руководитель предприятия может сэкономить довольно существенные суммы, если разберется сам и обучит своих сотрудников, как самостоятельно составлять подобные документы. Достаточно изучить пример заполнения фотографии, и станет понятно, что осуществить такой процесс несложно.
ВАЖНО! Желающие нормировать рабочий день любого сотрудника и бухгалтера, в том числе перед составлением документа, в обязательном порядке должны изучить должностную инструкцию, основные направления трудовой деятельности и распорядок дня. Это необходимо для того, чтобы тот человек, на которого составляется фотография, не ввел нормировщика, работающего в штате, в заблуждение. Потому что проводить замеры, когда какой-то конкретный специалист намеренно замедляет рабочий процесс, нет никакого смысла.
При составлении документа также в обязательном порядке нужно опираться на утвержденные на государственном уровне нормы, которые касаются выполнения установленных инструкцией трудовых обязанностей. Нет необходимости ориентироваться на общее рабочее время. Важнее состав общих трудовых обязанностей, поочередность производимых действий. Также всегда можно задействовать всевозможные вспомогательные материалы. Всё это будет полезно в процессе формирования стандартных замеров по затратам трудового времени.
Фотография рабочего дня главного бухгалтера: пример заполнения
Вот пример того, как должна выглядеть фотография бухгалтера:
Фотография рабочего дня бухгалтера |
|||||
Время начала действия |
Время окончания действия |
Длительность операции, мин. |
Выполняемая работа |
Оборудование |
Примечание |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
8:00 |
8:10 |
10 |
Включение ПК, сортировки баз данных |
ПК, подключение к Интернету |
ПЗ |
8:10 |
8:25 |
15 |
Прием первичной документации и подготовка их к обработке |
— |
ОП |
8:25 |
8:45 |
20 |
Проверка почты |
ПК, Интернет |
ОП |
8:45 |
10:30 |
105 |
Отправка информации по себестоимости продукции по запросу руководителя |
Копировальный аппарат, ПК, принтер |
ОП |
10:30 |
10:40 |
10 |
Отдых |
— |
ОЛН |
10:40 |
12:00 |
80 |
Бухгалтерский учет основных средств |
Компьютер, принтер |
ОП |
12:00 |
13:00 |
60 |
Обед |
— |
ОЛН |
13:00 |
14:15 |
75 |
Учет затрат на производство |
Компьютер, принтер |
ОП |
14:15 |
14:30 |
15 |
Сверка с поставщиками |
Компьютер, телефон |
ОП |
14:30 |
14:45 |
15 |
Проверка почты |
ПК |
ОП |
14:45 |
15:30 |
45 |
Сканирование документов по заработной плате и отправка их в офис компании |
Компьютер, сканер |
ОП |
15:30 |
15:40 |
10 |
Отдых |
— |
ОЛН |
15:40 |
16:30 |
50 |
Совещание |
— |
ОП |
16:30 |
16:55 |
25 |
Передача документов в архив |
— |
ОП |
16:55 |
17:00 |
5 |
Выключение оборудования, порядок на рабочем месте |
Компьютер, принтер, сканер, ксерокс |
ПЗ |
Итого |
540 |
— |
— |
— |
Если внимательно изучить представленный выше пример, можно сделать вывод относительно того, что каждый нормировщик без особых проблем может профессионально составить хронометраж любого сотрудника, бухгалтера в том числе. Стоит более подробно расшифровать аббревиатуры, которые прописаны в примере фотографии рабочего дня главного бухгалтера в столбце «Примечания»:
- ПЗП — ежедневный подготовительный к работе или завершающий процесс. Сюда относятся те действия, которые напрямую связаны с грамотной подготовкой к трудовому дню, обустройством индивидуального рабочего места, а также действия, которые проводятся после окончания необходимых работ.
- ОП — разной категории операционные процессы. В эту категорию относятся все рабочие виды деятельности, которые сотрудник в обязательном порядке должен выполнять согласно выстроенной под его специальность должностной инструкции.
- ВО — время, когда сотрудник отдыхал или которое потратил на свои личные потребности. Сюда можно отнести все перерывы на протяжении рабочего дня. Важным моментом является то, что они должны быть на официальном уровне регламентированы.
- ДП — всевозможные дополнительные процессы. В эту группу относятся все виды деятельности, которые не входят в общую группу операционных процессов, но без которых начать работу невозможно. В качестве показательного примера рассмотрим подготовку собственного рабочего места и настройку используемого в работе оборудования.
- НТВ — неоперационные траты. В эту группу входит время, потраченное на те манипуляции, которые никак не связаны с трудовым процессом, например, решение всевозможных личных вопросов, поход в рядом расположенный магазин, разговор с родными по телефону.
В представленном выше примере сотрудник бухгалтерии на свои индивидуальные личные нужды тратит минимальное время. Отсутствуют неоперационные траты. Иными словами, практически весь день специалист выполняет положенные ему по должностной инструкции трудовые обязанности.
Итоги
Фотография рабочего дня является эффективным инструментом, позволяющим проверять, чем в период стандартного рабочего времени занимаются сотрудники. Можно легко понять, по какой причине они не успевают своевременно выдавать положенные результаты. Подобное наблюдение поможет также установить претендентов на увольнение или понять, сколько еще человек нужно принять в штат.