Для чего составляется инструкция
Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.
В должностной инструкции работодатель указывает:
- Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
- Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
- Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.
Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.
Порядок утверждения должностной инструкции
Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).
При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).
Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:
- соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
- отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
- делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).
Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:
- требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
- стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..
Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций - образец».
При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.
Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.
Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.
Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера
В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.
Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Структура должностной инструкции
Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:
- Общие положения о должности.
- Порядок субординации, связи по должности.
- Функциональные обязанности.
- Права сотрудника.
- Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.
Требования к сотруднику
На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.
Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.
Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:
- структуру компании и принципы зонирования различных служб;
- принципы управления персоналом компании;
- сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
- методы планирования и мотивации, используемые в компании;
- особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
- особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
- принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
- техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.
С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».
Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера
Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.
В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:
- обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
- систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
- прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
- распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
- обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
- разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
- организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
- обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
- организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
- организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
- планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
- организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
- контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
- координация завершения/начала трудового дня.
Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей
Основные права офис-менеджера следующие:
- ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
- внесение предложений по улучшению офисной работы;
- подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
- распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
- подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
- требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.
В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.
Итоги
При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.
Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение.