Регистрация в Роскомнадзоре для обработки персональных данных: пошаговая инструкция

Что такое регистрация оператора персональных данных

Любой оператор персональных данных (компания, ИП или физлицо) обязан заранее, то есть до начала обработки персданных, уведомить об этом Роскомнадзор. Получив уведомление, ведомство проверяет его и вносит сведения об операторе в Реестр, именно это и называют регистрацией.

Важно! Роскомнадзор регистрирует оператора персональных данных, а не сами персональные данные. Отдельной «регистрации персональных данных» путем подачи уведомления не существует.

С 30.05.2025 выросли штрафы за нарушения в этой сфере, включая неуведомление или несвоевременное уведомление Роскомнадзора. Актуальные размеры штрафов — по ссылке.

Кто обязан подавать уведомление в Роскомнадзор

Уведомление обязаны подавать все операторы персональных данных, которые обрабатывают их с использованием средств автоматизации — то есть с помощью компьютеров, программ, электронных баз данных. На практике это касается практически всех: если данные хранятся в 1С, Excel, CRM-системе, почте или любом другом программном обеспечении, уведомление подавать обязательно.

Закон освобождает от подачи уведомления только три категории операторов (ч. 2 ст. 22 Закона), и на практике это исключение применимо к единицам организаций — почти любая современная обработка данных подпадает под понятие автоматизированной.

Как зарегистрироваться как оператор персональных данных: алгоритм действий

Регистрация оператора персональных данных состоит из трех последовательных шагов.

Что должно быть указано в уведомлении об обработке персональных данных

Форма уведомления утверждена приложением № 1 к Приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 180 и называется «Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных». Бланк и образец можно скачать по ссылке.

Структура документа:

• шапка — ФИО гражданина или ИП, его ИНН, ОГРНИП, либо полное и сокращенное наименование компании, ее ИНН, ОГРН, адрес оператора;
• основное содержание — сведения о предстоящей обработке персональных данных (подробности ниже);
• подпись — ФИО, должность оператора или уполномоченного лица, подпись и ее расшифровка;
• дата составления.

Согласно ч. ч. 3, 3.1 ст. 22 Закона, в основной части уведомления обязательно указывают:

• наименование (ФИО) и адрес оператора;
• цель обработки персональных данных — а для каждой цели отдельно: категории персональных данных, категории субъектов данных, правовое основание обработки, перечень действий с данными и способы их обработки;
• меры по обеспечению безопасности персональных данных, включая сведения о шифровальных (криптографических) средствах, если они применяются (ст. 18.1, 19 Закона);
• ФИО или наименование лица, ответственного за организацию обработки персданных, его телефон, почтовый адрес и e-mail;
• дату начала обработки персональных данных;
• срок или условие прекращения обработки;
• сведения о наличии или отсутствии трансграничной передачи данных (ст. 12 Закона);
• сведения о месте нахождения базы данных с информацией о гражданах России;
• ФИО или наименование лиц, имеющих доступ к персданным в государственных и муниципальных информационных системах;
• сведения об обеспечении безопасности персональных данных согласно требованиям постановления Правительства РФ от 01.11.2012 № 1119.

Если у вас есть проблемы с отправкой уведомления на сайте РКН, загляните на наш форум, там есть дельные советы, которые помогут вам решить эту проблему.

Как подать уведомление по обработке персданных: два способа

Уведомление направляют в территориальный орган Роскомнадзора одним из двух способов — на бумаге или в электронном виде. У электронной подачи, в свою очередь, есть два варианта — через Портал персональных данных или через госуслуги. Кратко их можно сравнить так:

Бумажное уведомление об обработке персональных данных

Заполнить и распечатать бланк можно на Портале персональных данных Роскомнадзора: нужно выбрать пункт «Сформировать уведомление и направить в бумажном виде» и перейти по ссылке «перейти к форме».

Форма на Портале удобна тем, что:

• содержит подсказки по заполнению и выпадающие списки значений (например, для адреса — регион, район, город, улица);
• позволяет добавлять дополнительные поля и сведения (например, несколько целей обработки);
• дает возможность заполнить документ данными из ранее направленного уведомления — для этого нужно ввести номер и ключ прежнего письма и защитный код с картинки.

После заполнения формы нужно:

1. отправить электронную версию в информационную систему Роскомнадзора (электронная подпись не требуется);
2. распечатать форму, подписать ее и направить в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора.

Для отправки используется кнопка «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Перед отправкой нужно подтвердить галочками, что оператор ознакомлен с порядком подачи и согласен на передачу информации по открытым каналам связи интернета. Незавершенное уведомление можно сохранить как черновик.

Электронное уведомление об обработке персональных данных

Электронный вариант можно подать двумя способами:

• через Портал персональных данных Роскомнадзора (pd.rkn.gov.ru), подписав документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• через портал госуслуг (gosuslugi.ru).

При подаче в электронном виде дублировать уведомление на бумаге не нужно.

Через Портал персональных данных. Для этого способа потребуется установленный и настроенный плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in (скачивается по ссылке на портале). После заполнения формы уведомление подписывают УКЭП и отправляют кнопкой «Подписать и отправить электронное уведомление», предварительно подтвердив галочками согласие с порядком подачи. Ответное уведомление об обработке придет на электронную почту.

Госуслуги: как подать уведомление в Роскомнадзор

Подать уведомление об обработке персональных данных через госуслуги можно без электронной подписи — вместо нее используется авторизация через ЕСИА. Это самый быстрый способ для тех, у кого уже есть подтвержденная учетная запись на портале.

Что понадобится для подачи:

• подтвержденная учетная запись ЕСИА на госуслугах;
• если уведомление подается от имени компании — учетная запись должна быть привязана к этой компании на портале.

Как подать уведомление в Роскомнадзор через госуслуги: пошагово

1. Перейти по ссылке на форму уведомления и выбрать пункт «Сформировать уведомление и направить в электронном виде с использованием средств аутентификации ЕСИА», затем нажать «перейти к сервису ЕСИА».
2. Ввести логин и пароль от учетной записи на едином портале госуслуг.
3. Предоставить Роскомнадзору согласие на просмотр личных данных — нажать кнопку «Предоставить».
4. Выбрать роль, от имени которой подается уведомление: физлицо или представитель компании.
5. Проверить и дополнить поля формы — часть данных система подставит автоматически из профиля госуслуг.
6. Проставить галочки о том, что оператор ознакомлен с порядком подачи электронного уведомления и согласен на передачу информации по открытым каналам связи интернета.
7. Нажать кнопку «Отправить».

После отправки на электронную почту оператора придет уведомление об обработке.

Уведомление об обработке персональных данных через госуслуги:

Что важно знать:

• Подписывать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) не нужно, вход через ЕСИА заменяет подпись.
• Дублировать уведомление на бумаге при подаче через госуслуги не требуется.
• Способ подходит как физлицам и ИП, так и компаниям, при условии, что учетная запись на госуслугах привязана к нужной организации.

Сколько времени рассматривают уведомление об обработке персональных данных

На рассмотрение уведомления и внесение сведений в Реестр операторов у Роскомнадзора есть 30 дней с даты поступления документа. Если уведомление отправлено почтой на бумаге, срок отсчитывается с даты получения письма ведомством, а не с даты его отправки.

Если сведения в уведомлении неполные или недостоверные, Роскомнадзор вправе потребовать их уточнения до внесения в Реестр. После успешной проверки в Реестр операторов вносят все обязательные сведения из уведомления, а также дату его направления.

Как проверить статус поданного уведомления об обработке персональных данных

Проверить, на каком этапе находится уведомление, поданное в электронном виде через Портал персональных данных (пока оно еще не включено в Реестр), можно через специальный сервис на портале: нужно заполнить поля, ввести защитный код с картинки и нажать «Проверить».

Как проверить данные в Реестре операторов

Реестр операторов, осуществляющих обработку персональных данных, находится в открытом доступе — закрыта только информация о мерах безопасности персданных.

Проверить свою запись можно двумя способами на Портале персональных данных:

• через блок «Поиск по реестру» на главной странице — ввести данные и нажать «Найти»;
• через расширенный поиск — например, по ИНН компании, что дает более точный результат.

Если результатов меньше 100, система выдаст таблицу с найденными операторами; клик по названию оператора открывает карточку со всеми доступными сведениями о нем. При более чем 100 результатах система попросит уточнить параметры поиска.

Сколько стоит регистрация оператора персональных данных

Регистрация в Реестре операторов бесплатна. Плата не взимается ни за рассмотрение уведомления, ни за внесение сведений в Реестр (ч. 5 ст. 22 Закона).

Какие обязанности возникают у оператора персональных данных после регистрации, какие требования необходимо соблюдать при обработке персональных данных и какая ответственность предусмотрена за их нарушение, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и ознакомьтесь с Готовым решением. При необходимости можно оформить постоянный доступ к системе.

Рекомендации оператору персональных данных

• Подавайте уведомление заранее, до фактического начала обработки персональных данных — регистрация задним числом законом не предусмотрена, а штрафы за просрочку с 30.05.2025 существенно выросли.
• Проверяйте полноту сведений перед отправкой — если Роскомнадзор обнаружит неполные или недостоверные данные, он потребует их уточнения, а срок в 30 дней при этом не гарантирован к соблюдению.
• Сохраняйте копию отправленного уведомления (номер и ключ письма) — она понадобится, если в будущем нужно будет подать новое уведомление с частично теми же данными или направить сведения об изменении целей обработки.
• Выбирайте способ подачи по наличию инструментов: если есть подтвержденная учетная запись на госуслугах — это самый быстрый вариант без ЭП; если нужна юридически значимая электронная подача без госуслуг — потребуется УКЭП и плагин КриптоПро.
• Актуализируйте уведомление при изменении обработки — если меняются цели, категории данных или появляется трансграничная передача, закон требует уведомлять Роскомнадзор об этих изменениях отдельно.
• Периодически проверяйте свою запись в Реестре операторов — это позволяет убедиться, что сведения внесены корректно и соответствуют актуальной обработке персональных данных.