Специальных правил на этот счет в действующих НПА нет. На наш взгляд, тут возможны два варианта.
1. На момент составления графика отпусков известно желание работника использовать неотгулянный отпуск в следующем году. В этом случае неиспользованные дни нужно показать в графике. Включите их в общее количество запланированных дней отдыха (графа 5). А в графе 10 «Примечание» укажите, сколько дней берется за прошлые годы:
2. На момент составления графика работник не озвучил намерение отгулять неиспользованный отпуск в следующем году. Отпуск можно ему предоставить по заявлению. Причем уведомить работодателя сотрудник должен за 2 недели до начала предполагаемого отпуска. Вносить правки в график в данном случае не требуется.
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»
Работник может составить такое заявление в произвольной форме (нормативно установленной нет). Проверьте, чтобы в заявлении работник указал, в частности...
Состав реквизитов и пример формулировки заявления о предоставлении ежегодного отпуска за прошлые периоды работы смотрите в «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно оформить бесплатно.
См. также: «Как оформить перенос отпуска в графике отпусков».