Когда утверждается график отпусков?
Утверждение графика на будущий год должно быть завершено не позднее чем за две недели до его начала. Так, для графика 2027 года последним сроком является 17 декабря 2026 года. Хотя работодатель может утвердить график и ранее, срок не должен быть превышен.
Готовый график отпусков оформляется приказом или распоряжением руководителя, а также уполномоченного лица. Если в организации имеется профсоюзный орган, документ необходимо согласовать с ним на основании ст. 372 ТК РФ. После утверждения каждый работник должен ознакомиться с графиком и поставить свою подпись не раньше, чем за две недели до начала отпуска, либо его части, чтобы быть уверенным в его сроках. Отсутствие графика или его просроченное утверждение считается нарушением трудового законодательства и может привести к наложению штрафов на организацию.
Унифицированная форма № Т-7 - график отпусков разместили тут.
Что говорит ТК РФ, если работник передумал идти в отпуск в запланированную в графике дату и хочет ее изменить? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Кто утверждает график отпусков в организации?
График отпусков утверждает работодатель, то есть руководитель организации или его уполномоченный представитель (например, заместитель директора по кадрам), у ИП – сам предприниматель. В малых компаниях это может быть сам директор, в крупных — назначенный приказом ответственный сотрудник.
Составлением графика обычно занимаются сотрудники отдела кадров, которые собирают данные о сотрудниках, их пожеланиях и согласовывают сроки с руководителями подразделений. После предварительного согласования документ направляется на утверждение руководителю.
Если в организации действует профсоюз, его выборный орган должен выразить мнение по графику до утверждения. Только после этого руководитель подписывает приказ об утверждении графика отпусков на следующий календарный год.
О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в нашей статье.
Как утвердить график отпусков
Процедура утверждения включает несколько этапов. Сначала отдел кадров собирает сведения о сотрудниках, их остатках отпусков и льготных категориях (многодетные родители, несовершеннолетние, совместители и другие). Затем направляются запросы руководителям подразделений для согласования периодов отсутствия ключевых специалистов.
После формирования проекта график направляется в профсоюз для согласования (если он есть). Далее руководитель издает приказ об утверждении с указанием даты вступления в силу. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись, а факт ознакомления фиксируется в журнале или на листе ознакомления.
При необходимости изменения (перенос отпуска) вносятся дополнения к графику с подписью руководителя и согласием сотрудника.
Этапы:
- Собрать информацию об остатках неиспользованного отпуска сотрудников.
- Проверить наличие льготных категорий, которым предоставляется право выбора даты отпуска по собственному желанию.
- Запросить у руководителей подразделений предварительные предложения по срокам отсутствия сотрудников.
- Согласовать утвержденные даты с работниками.
- Внести все данные в таблицу-график (по форме аналогичной Т-7 или утвержденной в организации форме).
- Убедиться, что в подразделениях не будет одновременного отсутствия нескольких ключевых специалистов, необходимых для взаимозаменяемости.
- Утвердить график приказом или иным локальным нормативным актом, принятым в организации.
Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.
Может ли работодатель отказать работнику в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска по графику? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Когда и как нужно учитывать мнение профсоюза
График отпусков относится к локальным нормативным актам (ЛНА), а трудовое законодательство прямо требует учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при их принятии. Формально рекомендуется зафиксировать факт направления графика на согласование в профсоюз: письмо, входящий номер, протокол передачи.
Практически это делается так:
- Подготовка проекта. Отдел кадров формирует проект графика отпусков на следующий год, с указанием всех сотрудников, сроков отпусков, видов отпусков и подписей ответственных лиц.
- Направление проекта в профсоюз. Работодатель направляет в выборный орган первичной профсоюзной организации проект графика отпусков и краткое обоснование (например, производственная необходимость, распределение нагрузки, учет льготных категорий).
- Срок на выработку мнения профсоюза. По ст. 372 ТК РФ профсоюз должен направить работодателю мотивированное мнение по проекту ЛНА не позднее пяти рабочих дней со дня получения.
- Учет и оформление учета мнения. Работодатель обязан учесть это мнение и при необходимости внести коррективы в график. Если замечания профсоюза принимаются в полном или частичном объеме, изменения вносятся в документ. Если работодатель отклоняет часть или все замечания, он должен обосновать это (например, техническая невозможность, производственная необходимость) и также зафиксировать это письменно, чтобы иметь аргументы на случай проверки ГИТ.
- Сроки и взаимосвязь с утверждением. Мнение профсоюза должно быть учтено до утверждения графика.
Если в организации профсоюзная организация отсутствует, работодатель не обязан учитывать мнение каких-либо иных представительных органов при утверждении графика отпусков, даже если такие органы созданы по инициативе работников. График отпусков в этом случае оформляется стандартным порядком.
О том, потребуется ли отдельный приказ для утверждения графика отпусков, читайте здесь.
Штрафы за несвоевременное утверждение графика отпусков
Непредоставление или несвоевременное согласование графика отпусков расценивается как нарушение норм трудового права и влечет административную ответственность согласно статье 5.27 КоАП РФ. Инспекторы ГИТ квалифицируют как нарушение сам факт функционирования компании в новом году при отсутствии утвержденного графика, даже если впоследствии никто в отпуск не пойдет.
Размеры штрафов за отсутствие или несвоевременное оформление графика отпусков:
- для ИП и должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Согласно разъяснениям Министерства труда и сложившейся практике ГИТ, график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала нового календарного года, то есть до 17 декабря текущего года (например, до 17.12.2026 для графика на 2027 год). Если организация приступает к работе в январе без утвержденного графика, контролирующие органы расценивают это как правонарушение, даже если документ оформляют в январе.
Срок давности привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения правонарушения, то есть со дня, когда график должен был быть утвержден, но не был оформлен.
Унифицированная форма Т-7 — график отпусков образец заполнения разместили тут.
Вправе ли работодатель вести график отпусков в электронном виде и как знакомить с ним работников? Можно узнать в системе КонсультантПлюс оформив пробный бесплатный доступ на 2 дня. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость
Итоги
График отпусков утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года, что является обязательным требованием ТК РФ. Утверждает документ руководитель организации или уполномоченное лицо после предварительного согласования с отделом кадров и профсоюзом при его наличии. Правильное оформление сроков и полномочий позволяет избежать штрафов и обеспечивает стабильную работу компании. Рекомендуется начинать процесс заранее, чтобы учесть все пожелания сотрудников, их льготы и потребности самого работодателя.