Правила применения электронного документооборота в сфере трудовых отношений закреплены законодательно. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ подписан президентом и опубликован на Официальном интернет-портале НПА .
В ТК РФ внесена новая статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Она содержит правовые основы для ведения только в электроном виде большинства кадровых документов (трудовых договоров, ученических договоров, договоров о материальной ответственности и порядка 30 видов других).
Кроме того, закон регламентирует оформление только электронно отпусков, командировок, документации по ОТ и прочих.
Работодателям дано право самим определять, какие документы у них будут в электронной форме, а какие в привычной бумажной. Также допускается выбирать структурные подразделения, в которых будет вводиться ЭДО.
О переходе на кадровый ЭДО работодатель должен будет уведомить работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
Порядок и способы получения согласия (отказа) сотрудников переходить на кадровый ЭДО нужно закрепить в ЛНА.
Коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем ЭДО на всех работников, если более 50% штата дали согласие на это.
ЭДО будет осуществляться через единую цифровую платформу «Работа в России», включая взаимодействие через Единый портал госуслуг. Также электронный документооборот может вестись через информационную систему работодателя, соответствующую требованиям ТК РФ.
Для подписания электронных документов можно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) и усиленную неквалифицированную электронную подпись. Сотрудник или лицо, поступающее на работу, будут вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.
Для особо значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания.
Напомним, до настоящего времени в РФ шел эксперимент по использованию ЭДО в кадрах (в соответствии с законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Теперь эксперимент следует считать успешно завершенным и возможность вести кадровые документы только в электронном виде внесена в ТК РФ.
Порядок вступил в силу 22.11.2021 (кроме некоторых отдельных положений).
Напоминаем, что с июля 2021 года действуют новые правила оформления УКЭП для юридических и физических лиц. Подробности в Обзоре КонсультантПлюс. Читайте бесплатно, оформив пробный доступ в систему.