Простой по независящим причинам: как правильно его оформить
Простой возможен вследствие экономических трудностей, технологических сбоев, технических неполадок либо организационных проблем предприятия. Простой является временной мерой (ч. 3 ст. 72.2 ТК).
Причиной простоя может стать и невозможность временного перевода сотрудника на удаленную работу из-за особенностей трудовой деятельности (ч. 7 ст. 312.9 ТК). В такой ситуации оформление и оплата простоя осуществляются в стандартном порядке, подробно рассмотренном далее.
Порядок оформления простоя, возникшего по независящим обстоятельствам, законодательством четко не регламентирован. Чаще всего компании выпускают соответствующий приказ, фиксируя период простоя документально, например в табелях учета рабочего времени (№ Т-13). Дополнительно уведомление о простое по независящим причинам необходимо направить в органы службы занятости населения (п. 3 ч. 1 ст. 53 ФЗ-565 «Закон о занятости» – далее ФЗ-565).
ТК РФ: простой по независящим причинам – как оформить приказ о введении
Приказ составляется в свободной форме, поскольку утвержденного образца нет. Документ должен содержать следующую информацию:
- факт принятия решения о введении простоя;
- причины возникновения простоя;
- перечень сотрудников, переходящих на данный режим работы;
- дату начала простоя и, если возможно, дату его окончания (если дата окончания заранее неизвестна, впоследствии целесообразно выпустить дополнительный приказ);
- указание местоположения сотрудников в период простоя (находятся они на рабочих местах или освобождены от присутствия там);
- порядок информирования сотрудников о прекращении периода простоя (в случае необходимости);
- условия выплаты заработной платы за время простоя (этот пункт также можно определить отдельным распоряжением).
Сотрудников необходимо ознакомить с данным документом под подпись.
Важно отметить, что сотрудники, пребывающие в режиме простоя, обязаны присутствовать на рабочем месте, если в приказе специально не указано иное. Время простоя считается рабочим, оно не входит в категорию времени отдыха, согласно ст. 107 ТК. По желанию работодателя в приказе можно отдельно прописать, что сотрудникам разрешено отсутствие на работе в указанный период (письмо Минздравсоцразвития № 22-2-2004 от 02.02.2009).
Приказ о простое по вине работодателя (образец и бланк) – здесь.
Простой на предприятии по независящим причинам: как правильно зафиксировать завершение
Законодательством четких норм для оформления завершения периода простоя не предусмотрено.
Обычно поступают следующим образом: если изначально при установлении срока начала простоя конкретная дата его окончания не устанавливалась, выпускается отдельный приказ о прекращении простоя.
Документ составляется в свободной форме – утвержденного образца не существует. В нем следует указать:
- конкретную дату выхода сотрудников на рабочие места;
- перечень сотрудников, на которых распространяется данное распоряжение;
- ответственных должностных лиц, обязанных уведомить персонал;
- порядок передачи сотрудникам сведений (при отсутствии внутреннего регламента).
После возвращения сотрудников на рабочее место их важно ознакомить с распоряжением под личную подпись. Как это можно сделать, рассказывается здесь.
Работников, которым разрешалось отсутствовать на рабочем месте во время простоя, извещают о его завершении, обозначив точную дату выхода на работу, уведомление происходит согласно установленному порядку. Если такой порядок отсутствует, допускается оповещение сотрудников через электронную почту или иным способом.
Завершение периода простоя возможно оформить как после фактического устранения обстоятельств, вызвавших его начало, так и заблаговременно, если появилась точная информация о дате.
Если в приказе о вводе простоя изначально была зафиксирована дата его завершения и сотрудники были своевременно ознакомлены с документом под подпись, дополнительное оформление прекращения простоя не потребуется.
Простой на работе по независящим причинам: порядок оформления табеля учета рабочего времени
При ведении учета рабочего времени сотрудников, скажем, в форме табеля № Т-13 период простоя, возникшего по причинам, не связанным ни с работодателем, ни с работником, обозначается специальным кодом «НП» либо числом «32». Эти обозначения ставятся напротив рабочих дней сотрудника, которые выпали на период простоя согласно установленному рабочему графику.
Какие в табеле могут использоваться обозначения, рассказывается здесь.
Если компания применяет собственную форму табеля или специальные внутренние коды, указывается соответствующий идентификатор простоя.
В случае, когда сотрудник был в простое лишь частично, какую-то часть смены, можно предусмотреть добавление отдельных столбцов в табель. Это позволит отдельно фиксировать и фактически отработанные часы, и периоды простоя.
Как известить службу занятости о вынужденном простое, возникшем не по вине работодателя и сотрудника
Извещение службы занятости осуществляется путем размещения сведений о простое на специализированной электронной платформе либо через другие доступные информационные системы, предусмотренные регламентом, установленным правительством Российской Федерации. Сообщение должно поступить в течение трех рабочих дней с момента введения режима простоя (п. 3 ч. 1, ч. 2 ст. 53 ФЗ-565).
Для подачи извещения следует использовать специальную форму, утвержденную приказом Минтруда от 16.04.2024 № 195н.
Образец заполнения организацией информации о простое для предоставления в государственную службу занятости приведен в «КонсультантПлюс». Оформите пробный доступ – это бесплатно. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Оплата простоя по не зависящим от работодателя причинам
Если простой вызван причинами, не зависящими ни от сотрудника, ни от компании, работодатель обязан оплатить сотруднику такой простой исходя из расчета минимум двух третей должностного оклада либо тарифной ставки, начисленных пропорционально количеству дней или часов простоя (ч. 2 ст. 157 ТК).
Этот установленный законом минимум является нижней границей оплаты, однако компания вправе выплачивать сотрудникам большую сумму, если сочтет нужным (письмо Минтруда № 14-1/ООГ-9778 от 29.06.2020).
Для документального оформления выплат работодателю рекомендуется выпустить соответствующий приказ. Унифицированной формы документа законодательство не предусматривает, поэтому приказом можно утвердить собственный порядок расчета размера выплаты, установить сроки перечисления средств и указать сотрудников, которым будет произведена оплата.
Порядок расчета компенсации за задержку заработной платы приведен в материале.
Итоги
Таким образом, как рассчитывается простой по независящим причинам, может быть отражено в локальных актах предприятия. При этом важно оформить все необходимые документы, зафиксировав даты начала и завершения простоя, а также вовремя уведомить сотрудников как о его возникновении, так и о прекращении.