Условия возмещения командировочных расходов по найму жилья
Обязанность работодателя возместить расходы по найму жилья при направлении работника в командировку установлены ст. 168 Трудового кодекса РФ. При этом суммы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения не облагаются НДФЛ, если они подтверждены документами:
- чеками ККТ;
- бланками строгой отчетности гостиницы;
- договором найма жилья;
- другими документами.
Если у работника отсутствуют подтверждающие документы
Это не означает, что работник в командировке нигде не проживал и не нес таких расходов. Независимо от наличия или отсутствия подтверждающих документов, расходы по найму жилья должны быть возмещены работодателем, а размеры и порядок такого возмещения должны быть установлены в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Ограничения компенсации по найму жилья для целей налогообложения
Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, а именно:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.
Если работодатель, в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом возмещает работникам большие суммы, то на разницу между установленным пределом и фактически выплаченной компенсацией начисляется НДФЛ (Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/105193@).
Пример:
В Положении о командировках, действующем в организации "Импульс", закреплено, что при непредставлении работником документов, расходы по найму жилого помещения в командировке возмещаются за каждые сутки проживания в следующих размерах:
- на территории РФ: руководству организации - 1500 руб., остальным работникам - 700 руб.;
- при командировках за рубеж: руководству организации - 4000 руб., остальным работникам - 2500 руб.
Директор по экономике и финансам организации "Импульс" А.П. Сакулина направлена в командировку на территории РФ с 1 по 15 декабря, но по возвращении не смогла подтвердить документально расходы по проживанию.
Бухгалтер возместил ей затраты по найму жилого помещения исходя из 1500 руб. за каждые сутки проживания.
НДФЛ облагается 800 руб. - доход А. П. Сакулиной, составляющий разницу между фактически выплаченной организацией «Импульс» суммой (1500 руб.) и установленным Налоговым кодексом РФ ограничением (700 руб.) за каждые сутки проживания.