Подотчетные суммы не являются доходом работника, облагаемым НДФЛ и взносами, если он просрочил авансовый отчет. Это долг, который он должен вернуть. Предполагается, что эти суммы не могут остаться у работника и он не сможет использовать их в своих интересах. Значит, экономической выгоды ему они не несут.
В то же время работодатель должен принять все предоставленные законом меры по возврату этих денег: удержать их из зарплаты или взыскать через суд, если с удержанием работник не согласен.
Как можно, а как нельзя дисциплинировать нерадивых подотчетников, разъясняется в статье, которую вы можете бесплатно прочесть в КонсультантПлюс. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
А вот если целевое использование подочетных сумм документально не подтверждено, факт их возврата отсутствует и работодатель принял решение не удерживать эти средства из зарплаты работника, либо срок на взыскание истек, здесь уже появляется доход, уплатить с которого НДФЛ и взносы нужно в общем порядке. Возникнет он на дату прощения долга либо на дату, с которой взыскание стало невозможным (см. письма Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169, ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@, УФНС по Московской области от 14.09.2018 № 16-10/099623@).
Напомним, принять решение об удержании из зарплаты работодатель вправе в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).
На какую конкретно дату начислять страховые взносы и в какой момент удерживать НДФЛ, узнайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ бесплатный. Если вы хотите пользоваться системой на постоянной основе, уточните ее стоимость.
Возможен ли перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета, узнайте здесь.