Чтобы не платить НДФЛ и взносы с компенсаций за использование работниками личных автомобилей в служебных целях, нужно иметь:
- документ (копию) о праве собственности (ПТС, свидетельство о регистрации);
- договор с работником (трудовой или ГПХ), в котором закреплены условия служебной эксплуатации ТС и суммы возмещения расходов за его использование;
- документы, подтверждающие фактическое использование личного авто сотрудника для служебных поездок;
- документы о понесенных расходах, в т. ч. акты выполненных работ с расшифровкой видов работ, путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков АЗС и другие;
- расчет компнсации.
Об этом — в письмах Минфина от 04.10.2019 № 03-04-05/76250, от 03.09.2019 № 03-04-05/67569, ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.
Как быть, если работник управляет машиной по доверенности, см. здесь.