НК РФ требует хранить первичные документы минимум 5 лет. Срок нужно отсчитывать с окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов. Но в некоторых случаях хранить первичку потребуется дольше.
Например, это касается первичных документов, по которым формировалась первоначальная стоимость амортизируемого имущества. Как поясняет Минфин, срок хранения таких документов следует отсчитывать не с момента их создания или формирования по ним первоначальной стоимости объекта, а только с момента завершения начисления по нему амортизации в налоговом учете. Такие выводы приводятся в письме от 13.09.2023 № 03-03-06/1/87507. Еще разъяснения по этому вопросу здесь.
Еще ситуация с удлиненным сроком хранения — перенос убытков на будущее. Документы, подтверждающие объем понесенного убытка, следует хранить в течение всего срока, когда он уменьшает базу по налогу на прибыль текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. И не важно была уже налоговая проверка за этот период или нет. Об этом — в письмх Минфина от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403, от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632.
Полный список сроков хранения документов смотрите в Справочнике от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к материалам системы бесплатен.
А о том, что с ней делать по истечении сроков, читайте в нашей статье.