Недостача и убытки — это внереализационный расход
В соответствии с пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ недостача материальных ценностей и убытки от хищений включаются в состав внереализационных расходов для целей налогообложения прибыли. Условием признания таких расходов является отсутствие виновных лиц либо невозможность их установить.
Чем подтвердить отсутствие виновных?
Внереализационные расходы от списанных недостач и хищений подтверждаются документами, в которых установлен факт отсутствия виновных лиц либо указывается объективная причина невозможности их установить. Налоговый кодекс РФ не приводит перечень таких документов (см. определение КС РФ от 24.09.2012 № 1543-О).
По мнению Минфина, это могут быть любые документы, но они должны исходить от уполномоченных органов (см. письма от 27.04.2020 № 03-03-07/34451, от 20.08.2019 № 03-03-06/1/63646, от 06.10.2017 № 03-03-06/1/65418, от 01.02.2017 № 03-03-06/1/5078, от 08.02.2016 № 03-03-07/6185). Для этого прекрасно подойдет постановление об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела или о его приостановлении. Думаем, сгодятся также выданные уполномоченными органами справки и письма.
Нельзя ли обойтись без госоргранов? В некоторых ситуациях можете попробовать. Например, при хищениях в торговых залах магазинов самообслуживания. Еще в 2013 году ВАС РФ сказал, что в этом случае для списания недостач официальные бумаги не нужны, подойдут любые документы, подтверждающие понесенные убытки, в том числе составленные налогоплательщиком самостоятельно (решение от 04.12.2013 № ВАС-13048/13). То есть для этих целей можно использовать:
- инвентаризационные описи и ведомости;
- акты обследования (проверки) ТМЦ;
- бухгалтерские справки и т. п.
Но все равно имейте в виду, что контролеры могут к вам придраться. А значит, будьте готовы за расходы побороться.
Как учесть убытки, если виновный установлен, узнайте из нашей статьи.