Использовать для подтверждения расходов копии документов вместо оригиналов можно. Но это должны быть копии, заверенные в установленном порядке. Такой порядок прописан в национальных стандартах — ГОСТах.
Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) копия документа — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Заверенной копией является такая, на которой проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
В заверенной по всем правилам копии под реквизитом «Подпись» указаны (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст):
- слово «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения копии.
Заверительная отметка может быть рукописной или в виде штампа.
Кроме того, в ней должна быть надпись о месте хранения оригинала:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год»).
И всё это должно быть заверено печатью.
Если копия оформлена именно так, ее можно принять к учету. Это подтверждает Минфин в письмах от 15.04.2020 № 03-11-11/29958, от 22.04.2019 № 03-11-11/28986. Разъяснения даны для УСН, но полагаем, что применимы они и к налогу на прибыль. Ведь требования к расходам для этих двух режимов одинаковые.
Использовать простые ксерокопии, отсканированные, факсимильные копии для налогообложения рискованно. Налоговики могут их не принять. На это указывают письма Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864, от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882. Хотя в других письмах чиновники говорят, что в исключительных случаях использовать скан-образы первички для регистрации и накопления данных в бухгалтерских и налоговых регистрах можно (письма ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476, от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388, Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451, от 22.10.2020 № 03-03-06/1/92073, от 13.05.2020 № 03-03-07/38785). В то же время Минфин не поясняет, какие именно случаи являются исключительными. А также отмечает, что в дальнейшем налогоплательщик не освобождается от обязанности представить оригинал документа в бумажном или в электронном виде.
Заметим, что отстоять расходы, принятые по скан-образам с ЭЦП и факсовым копиям, в суде компаниям удавалось (см., например, постановления АС Московского округа от 03.11.2015 № Ф05-14748/2015, ФАС Северо-Западного округа от 02.12.2010 № Ф07-11552/2010).
Важно! Рекомендация от «КонсультантПлюс»:
Каким способом организации представить документы в ответ на требование налогового органа
По общему правилу документы в бумажном виде вы можете представить в налоговый орган лично или через представителя либо отправить по почте. Для этого нужно подготовить их заверенные копии и приложить к ним сопроводительное письмо с описью.
Чтобы подать документы в электронном виде, как правило, используется ТКС или личный кабинет налогоплательщика. Документы представляются в утвержденном электронном формате или в виде скан-образов.
Если вы перешли на налоговый мониторинг, порядок подачи документов имеет особенности.
Подробнее читайте в готовом решении. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.