Если за использование личного автомобиля в служебных целях работник получает компенсацию, в расходы по прибыли списывайте только ее — в тех размерах, которые установлены правительством. Они, кстати, с 2024 года выросли.
Учесть траты на бензин, ремонт и т. п. сверх компенсации нельзя. Она уже покрывает все эксплуатационные расходы, поэтому дополнительное списание ГСМ приведет к их повторному учету, а это недопустимо.
Так всегда считали и продолжают считать в Минфине (письма от 29.06.2023 № 03-03-06/2/60502, от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971 и др.).
Датой несения таких расходов является дата перечисления денег со счета или выплаты из кассы, а подтверждением — первичные учетные документы, включая справку бухгалтера (письмо УФНС по г. Москве от 04.06.2024 № 16-17/069746).
Как оформить и оплатить командировку на личном автомобиле, читайте в типовой ситуации. Пробный доступ к системе бесплатный.
Про порядок учета и списания ГСМ по путевым листам читайте в этой статье.