Наш телеграм-канал

Документальное подтверждение представительских расходов

Налоговый кодекс РФ не устанавливает конкретного перечня документов, подтверждающих осуществление расходов на представительские мероприятия. Однако требования к составу и содержанию таких документов можно найти в разъяснениях контролирующих органов.

Минфин России в Письме от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288 со ссылкой на п. 10 разд. IV Плана мероприятий "Совершенствование налогового администрирования", утвержденного Распоряжением Правительства РФ от 10.02.2014 N 162-р, указал, что обосновать производственный характер представительских расходов можно любыми документами. Это может быть, например, утвержденный руководителем  отчет о представительских расходах.  При этом все перечисленные в отчете расходы должны быть подтверждены первичными учетными документами.

ФНС России в Письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852 (которое было направлено для доведения до сведения нижестоящих налоговых органов и налогоплательщиков) отметила, что кроме первичных учетных документов, подтверждающих факт осуществления расходов, достаточно любого документа, отвечающего критериям ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 2 ст. 264 НК РФ.

 

Пакет документов

В виду того, что Налоговый кодекс РФ, а также чиновники не устанавливают конкретный перечень необходимых документов, а ограничиваются лишь общими требованиями, в ходе проведения налоговых проверок возможен субъективный подход инспекторов. Поэтому во избежание споров с проверяющими рекомендуем сформировать полный пакет документов, подтверждающих представительские расходы.

Пакет должен состоять из документов, которые условно можно разделить на два вида:

 

Предварительные документы

Оформление предварительных документов предшествует проведению представительского мероприятия. Такими документами являются организационно-распорядительные документы, утвержденные первым руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. К ним относятся приказы и распоряжения о проведении каждого конкретного представительского мероприятия, содержащие:

 

Итоговые документы

Итоговые документы подтверждают  факт проведения представительского мероприятия. Такими документами могут служить:

Акт об осуществлении представительских расходов должен быть утвержден руководителем организации (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/113019@).

 

Документы, подтверждающие фактические расходы

Собственно представительские расходы могут быть подтверждены авансовым отчетом с приложением следующих документов:

Примерный перечень документов для подтверждения представительских расходов также содержится в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807.

 

Требования к оформлению первичных учетных документов

С целью исключения возможных споров с налоговой инспекцией на предмет обоснованности представительских расходов налогоплательщику нужно иметь как предварительные, так и итоговые документы. При этом особое внимание следует уделить порядку оформления первичных учетных документов.

Следует не забывать, что первичные учетные документы должны быть составлены по форме, утвержденной руководителем, с учетом положений ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

Разрешение споров в суде

При рассмотрении споров, связанных с документальным подтверждением представительских расходов, суды в первую очередь обращают внимание на наличие у налогоплательщика первичных документов и на их взаимосвязь между собой. Если первичные документы неверно оформлены, не соответствуют друг другу или отсутствуют, то суды принимают сторону налоговых органов (Постановление ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 N А65-1734/2007-СА2-11 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 14.05.2008 N 5945/08)).

Но если первичные документы оформлены надлежащим образом, то факт отсутствия других документов суды, как правило, не принимают во внимание и решают спор в пользу налогоплательщика.

Так, например, ФАС Поволжского округа в Постановлении от 22 - 29.03.2005 N А12-18384/04-С36 решил, что программа переговоров, а также перечень решаемых вопросов, на отсутствие которых ссылался налоговый орган, не относятся к первичным учетным документам и их наличие не является обязательным условием для подтверждения налогоплательщиком фактически произведенных затрат. Аналогичные выводы были сделаны ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 14.08.2007 N А56-3739/2006, от 28.11.2005 N А42-7239/04-28 и ФАС Уральского округа в Постановлении от 07.09.2005 N Ф09-3872/05-С7.

Имеются случаи, когда налоговые органы считают представительские расходы необоснованными, если переговоры не дали зафиксированного положительного результата (например, по их итогам не было заключено договоров). Однако в спорах по этому вопросу арбитражные суды, как правило, встают на сторону налогоплательщика.

 

Пример

 

ООО "Сириус", расположенное в г. Екатеринбурге, планирует провести официальную встречу и переговоры с деловым партнером - чешской компанией INKOM. Цель официальной встречи и переговоров - заключение контракта на поставку своей новой продукции, а также увеличение объема продаж по ранее заключенному контракту. По согласованию сторон два представителя чешской компании должны прибыть на переговоры в г. Екатеринбург 20 февраля 2015 г. Срок проведения переговоров - один день.

Приказом ООО "Сириус" от 12.01.2015 N 3 установлены виды и нормы представительских расходов на одного человека в день:

Необходимо определить, какими документами организация должна подтвердить представительские расходы на переговоры кроме документов первичного учета.

 

В этой связи действия организации могут быть следующими:

1. Издается приказ о проведении официальной встречи и переговоров, с указанием:

Приказ подписывается руководителем организации. При этом программа официального приема и переговоров может быть подготовлена  отдельным документом и не отражаться в приказе, но должна быть утверждена генеральным директором ООО «Сириус».

 

2. Составляется смета представительских расходов.

Смету составляет сотрудник, назначенный приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В ней указываются планируемые представительские мероприятия и размер расходов, необходимых для их обеспечения. Смета визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные под отчет.

 

3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет.

Сотрудник, ответственный за его подготовку, отражает в отчете следующую информацию о проведенном мероприятии:

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.