Можно ли вести БСО в электронном виде?

В 2021 году материал не актуален в связи с завершением перехода на онлайн-ККТ. Кто и как должен применять БСО в 2021 году, читайте в это статье.

Электронные бланки строгой отчетности — что это такое и как их применять?

Законом от 03.07.2016 № 290-ФЗ (далее — закон № 290-ФЗ) была сформулирована новая редакция закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — закон № 54-ФЗ). В том числе изменения коснулись порядка применения бланков строгой отчетности (БСО). Вместе с тем сравнение существующих положений законодательства, нововведений и особенностей имеющейся практики применения БСО вызывает ряд вопросов, на которые ответов пока нет. В данном материале мы постарались обобщить наиболее явные спорные моменты, касающиеся применения электронных БСО в том виде, в каком оно предполагается в законе № 290-ФЗ.

Итак, в свете закона № 290-ФЗ:

• Электронные бланки строгой отчетности — это документы, формируемые автоматическими системами расчетов (далее — АС для БСО), передаваемые покупателю или получателю услуг в электронной форме и в бумажном виде в момент проведения расчетов (абз. 6 подп. 3 п. 2 ст. 1 закона № 290-ФЗ).
• При расчетах за оказание услуг необходимо теперь применять автоматизированные системы для БСО, соответствующие требованиям закона № 54-ФЗ. Согласно абз. 3 ст. 1.1 этого закона автоматизированная система для БСО — это ККТ, используемая для создания БСО в электронной форме и для печати на бумажном носителе.
• Налогоплательщик, оказывающий услуги (организация или ИП), если покупатель предоставил ему данные о своей электронной почте (абонентском номере) на момент проведения расчетов, должен направить БСО в электронной форме. Эта обязанность остается за налогоплательщиком даже в том случае, если покупателю услуг был выдан БСО на бумажном носителе, но при этом покупатель изъявил желание получить документ (БСО) в электронной форме (п. 2 ст. 1.2 закона № 290-ФЗ).
• Одновременно с выдачей БСО покупателю информация о купле-продаже услуги, по замыслу законодателей, фиксируется в фискальном накопителе, который является обязательным элементом ККТ в свете требований закона № 290-ФЗ. Данные с фискального накопителя направляются в ФНС через оператора фискальных данных.

ВАЖНО! Статьей 7 закона № 290-ФЗ установлен поэтапный ввод в жизнь требований этого закона. Так, регистрация новых ККТ (с фискальными накопителями) началась 01.02.2017, а обязательное применение ККТ теми, кто утратит действующее разрешение не применять ККТ (например, некоторыми спецрежимниками) планируется с 01.07.2019. 

Могут ли остаться БСО только в электронной форме?

Применение автоматизированной системы приема платежей в случаях, когда необходимо выдавать покупателю БСО, подразумевает уход в прошлое бумажной формы таких бланков, так как они формируются автоматически в момент расчетов. Узаконивается электронная форма бланков строгой отчетности. Но насколько это применимо на практике?

БСО по своему назначению все-таки несколько отличаются от чека ККМ.

Подробнее о прежней форме БСО можно прочитать здесь: «Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?».

Основная разница заключается в несовпадении момента расчета за услуги и момента фактического оказания самих услуг. Рассмотрим примеры БСО, приведенные в положении № 359: билеты, проездные документы, абонементы и т. п. Четко прослеживаются 2 общих аспекта:

1. В момент, когда покупатель заплатил деньги и получил БСО, услуги почти всегда еще не оказаны. То есть БСО, как правило, подтверждает получение от покупателя аванса.
2. В момент фактического оказания услуги покупатель в большинстве случаев предъявляет БСО, чтобы воспользоваться услугой. Кроме того, факт предъявления тоже фиксируется с обеих сторон: тот, кто оказывает услуги, отрывает предназначенный для этого корешок (как у билета в театр или на спортивное мероприятие) либо сличает оригинал предъявленного БСО с хранящейся у исполнителя копией (как, к примеру, при оказании бытовых услуг или услуг автосервиса). То есть на практике применение бумажной формы БСО часто является наиболее удобным, в том числе для целей учета оказания услуг по БСО.

Из этих аспектов возникают некоторые неясности с практическим применением обновленного закона № 54-ФЗ:

• Появились разночтения в том, что же такое вообще БСО.

По смыслу положения № 359 это документы, в большинстве случаев подтверждающие получение аванса за услугу и предъявляемые, чтобы эту услугу получить.

По изменениям, вносимым в закон № 54-ФЗ после вступления в силу закона № 290-ФЗ, БСО — это документ, «формируемый в момент расчета за оказанные услуги». Пояснений, чем теперь считать абонементы, билеты на театральные и спортивно-зрелищные мероприятия и прочие определенные «по-старому» БСО, новое законодательство пока не предлагает.

• Применение на практике только электронной формы БСО приведет к полной (и пока не очень понятной) перестройке системы работы в некоторых сферах деятельности. Например, в реализации билетов на развлекательные и культурные мероприятия — вряд ли всех билетеров оснастят компьютерами. А наличие только электронной формы билетов, которые тогда надо будет распечатывать в домашних условиях, даст слишком большой простор для создания подделок. Скорее всего, новое законодательство будет доработано в тех моментах, где есть неясности и опасности, и бумажная форма БСО сохранится там, где она наиболее удобна.

Что меняется в порядке учета БСО?

Исходя из п. 4 ст. 5 закона № 54-ФЗ (в редакции закона № 290-ФЗ), предписывающего передавать данные о применении ККТ в налоговую инспекцию в электронном виде, логично предположить, что теперь учет выданных БСО и чеков ККТ ведется в памяти кассового оборудования или автоматических устройств, формируясь в файлы, годные для передачи в ФНС. Кроме того, фискальные накопители, которые должны стоять на кассовых аппаратах и автоматических системах приема платежей, формируют подобные данные и передают их операторам фискальных данных.

Порядок установки фискальных накопителей описан законом № 290-ФЗ. В первую очередь это касается организаций и ИП, находящихся на общей системе налогообложения и на УСН. В самую последнюю очередь переход на автоматический порядок передачи фискальных данных установлен для тех, кто применяет ЕНВД и ПСН, — до 01.07.2019 такие предприниматели могут не использовать фискальные накопители и формировать БСО по старому порядку: печатать типографским способом либо с помощью существующих АС для БСО.

Учет бланков всеми, кто применяет БСО вместо кассовых чеков, ведется в порядке, предусмотренном в постановлении Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Интересно, что это постановление запрещает ведение журнала учета БСО в электронной форме. П. 13 постановления предписывает вести учет в специальной книге, которая должна быть прошнурована, листы ее пронумерованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или ИП и скреплены печатью. Такой порядок согласуется с описанными выше особенностями практического использования печатных БСО. И этот же порядок демонстрирует еще один нюанс, связанный с возможностью применять только электронные БСО.

Подробнее о порядке учета и хранении БСО, существующем сегодня, можно узнать из материала «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

Снова возьмем ситуацию с билетами на зрелищные мероприятия. Подавляющее большинство таких БСО реализуется через посредников. Например, лидер билетных продаж МДТЗК (Московская дирекция театрально-зрелищных мероприятий) в свое время осуществила «технологический прорыв» — организовала автоматизированную продажу билетов. Все кассы МДТЗК оснащены специальным электронным оборудованием, «билеты» от театров и аналогичных предприятий поступают, по сути, в виде электронной информации о наличии и стоимости мест. Распечатку БСО при покупке осуществляет работник кассы МДТЗК (он же принимает деньги). Отчет о проданных билетах, по которому посчитает свою выручку театр, формируется уже потом.

То есть между театром и распространителем вполне в ходу электронные БСО. Но возникает другой вопрос: в какой момент и как у самого театра будет формироваться выручка по проданным через посредника билетам, которая должна зафиксироваться в фискальном накопителе? И что должно фиксироваться в накопителе у посредника, который на своем АС распечатывает билет? Причем посредник не является ни собственником продаваемых билетов, ни тем, кто фактически будет оказывать услуги по проданным БСО.

Подобные вопросы возникнут во всех сферах, где БСО традиционно реализуются через посредников — в спортивно-зрелищной, санаторно-курортной, туристической, транспортных услуг для населения и т. п.

Подробнее о порядке учета и хранении БСО, существующем сегодня, можно узнать из материала «Порядок учета и хранения бланков строгой отчетности».

Форма БСО

Форма БСО по некоторым видам деятельности утверждена соответствующими министерствами. В остальных случаях, если утвержденная форма отсутствует, предприятие или ИП разрабатывают ее самостоятельно. Обязательные условия:

• форма БСО должна включать все обязательные реквизиты и поля, установленные законодательством;
• до перехода на электронную систему БСО такие бланки могут быть изготовлены типографским способом либо формируются с использованием АС для БСО.

Требования к реквизитам БСО с принятием закона № 290-ФЗ изменились. Рекомендуем ознакомиться со ст. 4.7 закона № 54-ФЗ. Обращаем внимание на то, что теперь БСО и кассовые чеки имеют аналогичные реквизиты. Отличием в применении чеков ККТ и БСО является сфера применения БСО — только в сфере услуг, при наличных расчетах с физическими лицами.

Кроме установленных законом 19 реквизитов БСО и чеков ККТ и заводского номера кассового аппарата, предприятия имеют право вносить необходимые им данные в формируемые документы. Эта возможность предусмотрена п. 7 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ (в редакции закона № 290-ФЗ).

БСО, по новому законодательству, должны формироваться специальными автоматизированными системами, имеющими фискальные накопители и присоединенными к сети Интернет. У продавца должен быть заключен договор с оператором фискальных данных на обработку этих данных. Автоматизированная система должна быть зарегистрирована в отделении ФНС. Раньше достаточно было иметь типографским способом отпечатанные бланки или пользоваться автоматизированной системой для формирования БСО.

Все, изложенное выше, приводит к тому, что парк АС для БСО, существовавших до недавнего времени, должен быть обновлен практически на 100%, т. к. применяемые ранее системы требованиям нового законодательства не соответствуют. Новые АС для БСО должны совпасть по своим характеристикам с ККМ, а возможно, и еще более усложниться. Например, для практического решения вопроса о поступлении на фискальный накопитель информации о выручке от продажи БСО через посредника.

Итоги

Со вступлением в силу закона № 290-ФЗ происходит постепенное вливание в обращение электронных БСО. По новым правилам БСО и кассовые чеки имеют одинаковый набор обязательных реквизитов, а кассовые аппараты и автоматизированные системы формирования БСО должны проходить регистрацию в ФНС.

Соответственно, по замыслу законодателей, и учет БСО должен быть электронным, с направлением клиенту электронного БСО, с формированием соответствующих отчетных файлов для ФНС и с электронной передачей этих данных в налоговую.

Однако состояние дел на сегодняшний день и порядок практической работы со многими видами БСО демонстрирует, что:

• совсем отказаться от бумажной формы бланков может быть достаточно проблематично;
• нет ясности в том, как АС для БСО должны превратиться в ККТ для БСО и как будет осуществляться с их помощью требуемый учет отдельных операций (например, реализация БСО через посредников). При этом уже можно сделать вывод, что существовавшие ранее АС для БСО требованиям закона № 290-ФЗ практически не соответствуют.

Исходя из таких выводов, можно предполагать, что порядок работы с электронными БСО и АС для БСО еще будет дополнительно нормироваться и разъясняться. А материально-техническая база АС для БСО будет обновляться и приводиться в соответствие с требованиями обновленных законов.