Может ли предприятие хранить у себя чеки при расчете наличными деньгами?
Правила хранения чеков ККМ, как и прочих первичных документов и регистров бухгалтерского учета, установлены п. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Однако хранить у себя сами кассовые чеки при расчете наличными деньгами предприятие не сможет. Ведь согласно п. 2 ст. 1.2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ они должны выдаваться покупателю в момент расчета за товар или услугу.
Можно направить покупателю чек через онлайн-мессенджер.
Поэтому вопрос о том, как хранить чеки ККМ получателю денег, здесь даже не возникает.
На предприятии может храниться отчет о закрытии смены, снятый в конце дня. Он сдается в бухгалтерию предприятия или старшему кассиру (если на предприятии несколько касс). А еще у продавца сохраняется информация о пробитых чеках в фискальном накопителе ККТ. Его нужно хранить в течение пяти лет с даты окончания использования.
А вот входящие чеки (приложенные, например, к авансовым отчетам сотрудников) бухгалтерия хранить обязана, поскольку они подтверждают расходы фирмы для целей бухгалтерского и налогового учета. Важно, чтобы такие чеки имели все требуемые реквизиты по закону № 54-ФЗ, иначе расходы могут быть признаны не имеющими надлежащего документального подтверждения (письма Минфина России от 18.10.2021 № 03-03-06/1/83896, от 29.07.2021 № 03-03-06/1/60736).
Как хранить чеки, если услуги оказаны самозанятым? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Должно ли предприятие сохранять чеки при эквайринге?
Эквайринг — это расчет с применением пластиковой платежной карты. В этом случае предприятие выдает покупателю слип-чек. После этого кассир печатает и оставляет себе еще один слип-чек. Эти чеки являются подтверждением транзакции или отказа в ней. Если для проведения транзакции не требуется введение пароля, то слип-чек должен быть подписан покупателем и кассиром. Эти слип-чеки и нужно хранить в течение всего установленного договором эквайринга срока.
В конце рабочего дня предприятие связывается с банком-эквайером и передает ему электронный отчет, сформированный POS-терминалом и отражающий каждую прошедшую операцию.
Кроме этого, согласно п. 2 ст. 5 закона № 54-ФЗ, при осуществлении расчетов с использованием электронных средств платежа продавец должен вводить информацию о сумме расчета в контрольно-кассовую технику.
Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях применения ККМ интернет-магазинами. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
О применении онлайн-касс при эквайринге узнайте здесь.
Как следует хранить слип-чеки и кассовые документы в бухгалтерии?
Порядок хранения чеков в законодательстве не прописан, поэтому предприятие может утвердить его самостоятельно, руководствуясь соображениями:
- сохранности документов;
- недопущения несанкционированного доступа посторонних лиц;
- невозможности внесения исправлений;
- полной читаемости всей информации, указанной в чеке, по истечении 6 месяцев со дня операции (п. 8 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ).
Рекомендуем вам делать заверенные руководителем ксерокопии чеков, поскольку со временем они выцветают и информацию на них прочесть крайне тяжело.
Согласно п. 277 раздела 4.1 приказа Росархива России от 20.12.2019 № 236 кассовые документы должны храниться в бухгалтерии не менее пяти лет.
Срок хранения документов, составленных в рамках договора эквайринга (в частности, слип-чеков), определяется в самом договоре. Он, как правило, равен пяти годам.
Полный перечень видов бухгалтерских документов и сроков их хранения вы найдете в Справочнике от «КонсультантПлюс». Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Согласно ст. 15.11 КоАП РФ несоблюдение правил хранения первичных документов признается грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной наложения на ответственное лицо штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб.
ВНИМАНИЕ! Налоговики будут проверять пользователей ККМ без предупреждения.
А каков порядок ликвидации документов, срок хранения которых уже истек, вы узнаете из статьи «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Обязанность хранить первичку, в том числе чеки ККМ, возложена на хозсубъекта законодательством. Бухгалтерия должна обеспечить сохранность и читаемость чеков.