Осуществление почтовых расходов в организации
Большинство организаций в своей деятельности сталкивается с почтовой службой — иногда надо отправить посылку или письмо, получить почту от контрагентов, отправить отчетность «заказным с уведомлением». Есть несколько путей для этого:
- Пойти непосредственно на пункт связи и там упаковать все в коробки, заклеить в конверт и отдать работникам почтамта. Способ имеет право на жизнь в случае, например, когда надо отправить посылку. Но если нужно вернуть контрагентам, скажем, вторые экземпляры документов, которых может быть много, то этот вариант будет неудобным.
- Купить готовые конверты с марками, в офисе подготовить все на отправку и опустить запечатанные конверты в ближайший почтовый ящик.
Как правило, организациям удобно, когда маркированные конверты хранятся в офисе и могут быть использованы по первому требованию. Вот здесь уже и требуются услуги подотчетных лиц.
Процесс закупки маркированных конвертов через подотчет
Для приобретения конвертов обычно привлекают сотрудников офиса, например секретаря или курьера. Что для этого необходимо:
- внутреннее положение организации о выдаче денежных средств под отчет, в котором целесообразно указать сроки выдачи средств, список лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
- заявление от сотрудника на выдачу денежных средств или распорядительный документ с визой руководителя.
ВНИМАНИЕ! Сроки выдачи денежных средств в подотчет организация вправе устанавливать самостоятельно. Исключение - командированные сотрудники. Они обязаны отчитаться в срок не позднее 3-х дней после возвращения.
Что делать, если работник не вернул подотчетную сумму, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Кстати, узнать, как правильно удержать неподтвержденные суммы у подотчетника, можно в нашем материале «Как вычесть из зарплаты выданные ранее в подотчет средства».
После приобретения конвертов сотрудник представляет авансовый отчет, к нему прикладываются финансовые документы. Далее идут взаиморасчеты — либо возврат в кассу неиспользованной суммы, либо возмещение расходов, понесенных сотрудником за счет его личных средств.
Остановимся подробнее на отражении расходов по такому авансовому отчету на счетах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет средств, потраченных на приобретение маркированных конвертов
Надо отметить, что марки и конверты являются разными видами документов для бухгалтерского учета: если конверты — это материалы, то марки, в соответствии с инструкцией по применению плана счетов, считаются финансовыми документами и учитываться должны обособленно. При этом отметим, что конверты с уже наклеенными марками тоже становятся финансовыми документами.
Пример
Компания «Роза» приобрела через сотрудницу Иванову И. А. 100 маркированных конвертов по 12 руб. каждый. К авансовому отчету сотрудница приложила квитанцию об отправке почтовых сообщений — было потрачено 20 конвертов с марками. Бухгалтер оформит эти операции следующим образом:
- Дт 71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50.01 «Касса» — 1200 руб. — выдано в подотчет на приобретение почтовых конвертов;
- Дт 50.03 «Денежные документы» Кт71.1 — 1200 руб. — отражена стоимость поступивших в организацию финансовых документов;
- Дт 26 «Общехозяйственные расходы» (или 44 «Расходы на продажу») Кт 50.03 — 240 руб. — списана на расходы стоимость финансовых документов.
Если конверты и марки покупаются отдельно, то проводки немного изменятся.
Тогда в приведенном выше примере мы учтем, что конверты стоят по 8 руб., а марки — по 4 руб. и согласно квитанции почты куплены отдельно.
И проводки будут такие:
- Дт 71.1 Кт 50.01 — 1 200 руб. — выдано в подотчет на приобретение конвертов и марок;
- Дт 50.03 Кт 71.1 — 400 руб. — учтены приобретенные марки;
- Дт 10 Кт 71.1 — 800 руб. — учтены конверты;
- Дт 26 (44) Кт 50.03 — 80 руб. (4 × 20) — списана стоимость потраченных марок;
- Дт 26 (44) Кт 10 — 160 руб. (8 × 20) — списана стоимость конвертов.
Полный перечень возможных проводок по подотчетным суммам вы можете найти в нашей статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».
Кстати, в почтовых отделениях для подтверждения оплаты услуг выдают квитанции — бланки строгой отчетности, что является дополнительным обоснованием принятия расхода к учету. В налоговом учете затраты на почтовые услуги можно учесть при расчете налога на прибыль как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, на основании подп. 25 п. 1 ст. 264 НК. Законодатель не устанавливает каких-либо нормативов по данным видам услуг. Следовательно, расходы на деловую переписку принимаются к учету в полном объеме.
Обязательно ли для подтверждения расходов по налогу на прибыль к авансовому отчету прикладывать слип, если подотчетное лицо рассчитывалось банковской картой? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Подробно прочитать о налогообложении затрат, осуществленных через подотчетное лицо, вы можете в нашем материале «Порядок налогообложения расчетов с подотчетными лицами».
Итоги
Закупка маркированных конвертов — текущая деятельность компании, которая упрощает взаимосвязь с контрагентами и проверяющими инстанциями. Всегда проще приготовить все документы на отправку в офисе, чем заниматься этим в почтовом отделении.