Какие командировочные расходы необходимо возмещать
На основании ст. 168 ТК РФ обязательному возмещению подлежат следующие командировочные расходы в бюджетном учреждении:
- проезд;
- проживание;
- суточные;
- иные расходы, осуществленные работником в командировке с разрешения работодателя.
ВАЖНО! Если командирован человек, с которым заключен договор гражданско-правового характера, то поездка командировкой не считается. Соответственно, расходы возмещать не нужно.
Подробнее о том, как бюджетному учреждению заключить договор ГПХ с физлицом без нареканий со стороны вышестоящих организаций, рассказано в Готовом решении от "КонсультантПлюс". Материал можно изучить после оформления пробного бесплатного доступа к системе.
На основании ч. 1, ст. 166 ТК РФ возмещение командировочных расходов в бюджетном учреждении неправомерно в том случае, если должность сотрудника изначально предполагает только работу разъездного, подвижного характера (постоянную работу в пути).
Особенности возмещения командировочных расходов
Существует определенный порядок, по которому осуществляется возврат командировочных расходов в бюджетных учреждениях. В ст. 168 ТК РФ указано, что для определения порядка и размера командировочных расходов необходимо руководствоваться нормативными актами Правительства РФ, госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления (в зависимости от уровня, на котором работает бюджетное учреждение).
Если в командировке были дополнительные расходы (сверх установленных размеров, иные), их следует возмещать только в том случае, если траты были предварительно согласованы. Такие расходы возмещаются за счет экономии средств. Основание — п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если согласования не было, то учреждение вправе не возмещать траты.
Размеры возмещения расходов на командировку на территории РФ работникам, работающим по трудовому договору в федеральных госучреждениях, указаны в п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729.
При направлении в командировку гражданских служащих бюджетного учреждения федерального уровня необходимо руководствоваться Указом Президента РФ от 18.07.2005 № 813. Документом определены порядок и условия командирования.
Если проездных документов нет, то подтвердить факт командировки сотрудник может другими документами. Их перечень приведен в приказе Минфина России от 10.03.2015 № 33н.
Порядок и размеры возмещения расходов на служебную командировку определяются нормативно-правовыми актами Правительства РФ, региона РФ и муниципалитета — в зависимости от уровня учреждения (ст. 168 ТК РФ).
Размер суточных за каждый день командировки не должен превышать:
- 100 рублей — для федеральных госслужащих;
- 300 рублей — для военных, сотрудников отдельных федеральных органов исполнительной власти, а также лиц, проходящих службу в Росгвардии и имеющих спецзвания полиции, сотрудников ФССП России;
- 8480 рублей — для командированных в ДНР, ЛНР, Запорожскую и Херсонскую области работников, замещающих госдолжности РФ, федеральных гражданских служащих, работников федеральных госорганов, замещающих должности, не являющиеся должностями федеральной гражданской службы, работников учреждений, подведомственных данным органам, прокуроров, других работников органов (организаций) прокуратуры РФ.
ВНИМАНИЕ! Суточные и другие командировочные расходы, приведенные в НК РФ, не облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). При этом суммы отражаются в отчетности как необлагаемая база. Исключение: командировочные расходы на питание, осуществляемые не в составе суточных — превышающие лимиты суточных (они подлежат обложению НДФЛ и страхвзносами).
Правила отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете бюджетного учреждения
Если учреждение оплачивает расходы по командировке, их необходимо правильно отразить в бухгалтерском учете. До того как отправить работника в командировку, следует издать приказ по установленной форме № Т-9 или № Т-9а.
ВАЖНО! Если в случае проверки будет выявлен факт отсутствия приказа, командировка будет считаться недействительной, а возмещенные расходы — неправомерными даже при наличии подтверждающих документов (билетов, договора по найму жилья и т. д.). Однако, согласно разъяснениям Минфина РФ, формирование решения о командировании (в электронной форме, 0504512) на территории РФ исключает необходимость оформления приказа о направлении работника в командировку (письмо Минфина РФ от 15.03.2023 № 02-07-10/22153).
Учет командировочных расходов в бюджетном учреждении подразумевает составление проводок. Их лучше рассмотреть на конкретном примере. Все расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 208.
Пример
Штатного сотрудника бюджетного учреждения направили в командировку для прохождения учебных курсов. До отъезда в командировку на банковскую карту были выплачены суточные. На эту операцию была составлена проводка:
Дт 0 208 12 567 — Кт 0 201 11 610.
По возвращении из командировки подотчетное лицо составляет авансовый отчет по форме 0504505 и прилагает документы — проездные билеты и счет из гостиницы. Бухгалтер бюджетного учреждения проверила факт соответствия документов установленным нормам и произвела возмещение расходов путем безналичных расчетов. На эту операцию также была составлена проводка:
Дт 0 208 26 567 — Кт 0 201 27 610.
Если в подотчетных документах имеются ошибки, бухгалтер имеет право не принимать их. Например, если билеты испорчены и на них не видна сумма стоимости проезда. Счет из гостиницы также может быть не принят в том случае, если в нем отсутствуют обязательные реквизиты — подпись и печать. Кроме того, учреждение выплачивает расходы по командировке только в том случае, если они предоставлены в срок, установленный законодательством. Так, на основании п. 26 Положения о служебных командировках, сдать документы нужно в течение трех рабочих дней.
Итоги
Оплата командировок в бюджетном учреждении — один из самых сложных вопросов. Чтобы не допустить ошибок, при принятии решения о возмещении расходов, а также для установления точных размеров, необходимо руководствоваться нормативными актами. Также важно правильно отражать командировочные расходы в бухгалтерском учете путем составления соответствующих проводок.