Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами
В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:
- осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
- выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
- соблюдать кассовую дисциплину;
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У внесено ряд поправок.
Каких именно, узнайте в статье от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
- отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
- учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
- отслеживать задолженность по подотчетникам;
- контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
- проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
- принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
- составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
- проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
- участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
- передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.
Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам
Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.
Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.
Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.
Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.
Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.
И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).
В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:
- То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
- Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
- Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:
- указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовой кодекс РФ;
- Налоговый кодекс РФ;
- ПБУ и ФСБУ;
- КоАП РФ;
- закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
- иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
- устав компании;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.
Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
- То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.
- Права работника.
- Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):
6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:
- за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
- за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
- за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
- за несоблюдение трудовой дисциплины;
- за несоблюдение закона о защите персональных данных.
6.2. Работник несет материальную ответственность:
- за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
- за несоблюдение кассовой дисциплины.
Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.
7. Условия работы.
После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.
Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».
Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.
Итоги
Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Чтобы избежать ответственности за их невыполнение, необходимо иметь обширные знания основ бухгалтерского и налогового законодательства РФ, правил оформления авансовых отчетов и первичных документов, положений о соблюдении кассовой дисциплины.